美國員工隱私政策

1      引言

 

我們致力於保護我們為管理、人力資源及薪資目的而收集與準員工、現任員工及前任員工(統稱「」或「員工」)相關個人資訊的隱私權。

您作為凱悅員工(或準員工),瞭解並同意我們根據本美國員工隱私政策(本「政策」)收集、使用及披露您的個人資訊。

 

2      本政策之適用範圍

 

本政策適用於在美利堅合眾國、其各州及領地所收集和使用的員工個人資訊,以及以任何形式使用此類個人資訊 – 不論是口頭、電子或書面形式。

 

本政策落實凱悅的承諾保護您的個人資訊,且已為所有管理、經營、特許經營、擁有及/或提供服務給全球各間凱悅酒店及度假村(不論品牌名稱是柏悅酒店 (Park Hyatt)、Miraval、君悅酒店 (Grand Hyatt)、凱悅酒店 (Hyatt Regency)、凱悅 (Hyatt)、安達仕 (Andaz)、Hyatt Centric、The Unbound Collection by Hyatt、凱悅嘉軒酒店 (Hyatt Place)、凱悅嘉寓酒店 (Hyatt House)、Hyatt Ziva、Hyatt Zilara 或其他凱悅旗下品牌)或 Hyatt Residence Club 位於全球各地的物業(「凱悅酒店及度假村」)之獨立法律實體採用。這些實體包括凱悅酒店集團及其直接與間接的子公司,與所有擁有全球各地凱悅酒店及度假村與 Hyatt Residence Club 酒店的獨立法律實體。在整個政策中,「凱悅」、「我們」及「我們的」,依內容而定,皆指獨立法律實體,包括與您或可能與您有僱傭關係的實體。

 

您的個人資訊將會由與您或可能與您有僱傭關係的實體處理,用於下列第 4 節所述之用途。您的個人資訊可能會向上述其他實體披露,作人力資源管理之用。

 

雖然本政策意在說明範圍最寬廣的全球個人資訊處理作業範圍,但是在某些司法管轄區中,因其法律限制,這些處理作業可能更為有限。例如,某特定國家的法律可能對我們可收集的個人資訊類型或處理個人資訊的方式加以設限。在這種情況下,我們會調整內部政策及/或措施,以反映當地法律的規定。

 

如果您同意本政策,即代表您以書面形式明確同意我們在司法管轄區的本地法要求的範圍內,處理您向凱悅提供的被視為敏感性個人資訊(如第 3 節所述)或財務資訊的任何個人資訊。

 

3    我們處理的個人資訊類型 

 

本政策中的「個人資訊」一詞係指會或可識別您的個人身份的資訊。我們處理的個人資訊類型(可能依據司法管轄區的適用法律,以及員工職位及職務的性質而有所不同)包括:

 

·       姓名、性別、住址與電話號碼、出生日期、照片、生物辨識資訊、婚姻狀況、緊急聯絡人;

 

·       居留及工作許可狀態、兵役狀態、國籍及護照資訊;

 

·       社會安全號碼或其他納稅人身份識別號碼、銀行詳細資訊;

 

·       病假支薪、退休金、保險及其他福利資訊(包括任何配偶、未成年子女或其他合格眷屬與受益人的性別、年齡、國籍與護照資訊);

 

·       聘用日期、晉升日期、工作記錄、技術能力、教育背景、專業證照、語言能力、參與過的訓練課程;

 

·       身高、體重及服裝尺碼、照片、體能限制與特殊需求;

 

·       缺勤記錄、休假資格與請假記錄、薪資記錄與期望、績效評核、感謝函與推薦函、懲戒與申訴程序(包括控管是否符合凱悅政策及履行凱悅政策);

 

·       信用及犯罪背景檢查結果、毒品與酒精檢測結果、健康證明、駕照號碼、車輛登記與駕駛記錄(在法律允許的範圍內及視員工或準員工待履行職務的情況而定);

 

·       符合法規所須的資訊、執法機關或法院命令的要求與指示(例如子女撫養費與債務償還資訊);

 

·       與凱悅政策有關的確認資訊,包括種族及/或利益衝突政策,以及電腦與其他公司資源使用政策;

 

·       在適用法律許可的範圍內,保安系統收集所得的資訊,包括閉路電視及匙卡系統,以及其他保安及科技系統;

 

·       員工使用凱悅電腦或通訊設備建立、儲存或傳送的語音信箱留言、電子郵件、書信、其他工作產品與通訊內容(儘管只會在適用法律許可的範圍內處理使用凱悅的設備進行,但使用個人地址的通訊往來);

 

·       辭職或離職日期;辭職或離職原因;與離職相關的資訊(推薦函);以及

 

·       可能是符合凱悅用途所需之任何其他相關資料。

就本政策之目的而言,「生物辨識資料」是指根據個人生物特徵資料(視網膜或虹膜掃描;指紋或聲紋;或者面形或手形掃描),用作識別個人身份的資料。

 

我們所處理的許多個人資訊是由您在知情狀況下提供給我們的。不過,在其他情況下,我們所處理的個人資訊可供我們依據您向我們提供的其他資訊、我們與您的互動過程,或者使用一項我們曾經告訴過您的程序,從第三方取得的與您相關的個人資訊,推想出您的情況。

 

依據某些國家的隱私權法律,在您提供給我們或我們收集的個人資訊之中,有些可被視為敏感性個人資訊。這些法律對「敏感性個人資訊」的定義是:我們可從中推斷或推想個人的種族或族裔、政見、宗教信仰或其他類似性質的信仰、商會或專業團體會籍、生理或心理健康狀態、基因數據、性生活或司法資料(包括與觸犯或與涉嫌觸犯刑事罪行相關的資訊)的個人資訊。我們只會在適用法律許可的範圍內,在您的司法管轄區處理敏感性個人資訊。

 

4    我們如何使用個人資訊

 

視乎各國及其適用法律,我們可能會收集、使用及披露有關員工的個人資訊,並將其用於:

 

·       評估求職應徵;

 

·       管理員工僱傭關係的所有層面,包括但不限於薪資、福利、公司旅遊及其他可退還費用、發展與訓練、缺勤管控、績效評核、懲戒與申訴程序,以及其他一般管理與人力資源相關程序;

 

·       發展人力與接替計劃;

 

·       維持病假記錄及職業健康方案;

 

·       保護凱悅貴賓、員工及財產的安全(包括控制和促進在安全的場所中進行活動及管控活動,以及使用凱悅電腦、通訊設備及其他資源進行的活動);

·       就針對凱悅與其工作人員及貴賓所提出的申訴進行調查與回應;

 

·       進行員工意見調查,與執行員工認知計劃;

 

·       執行離職程序,並提供與維護推薦函;

 

·       維護緊急聯絡人及受益人詳細資訊(凱悅需持有您就此所指名的資訊);以及

 

·       符合適用法律規定(健康與安全),包括與個別員工有關的司法命令或行政命令(扣押令、子女撫養費)。

 

酒店內外及其他場所均設有閉路電視 (CCTV),視乎各國及其適用法律,可能會使用於以下目的:

 

·       預防並偵測犯罪;

 

·       保護凱悅貴賓與員工的健康與安全;

 

·       在適用法律許可的範圍內,管理及保護凱悅的財產,還有凱悅的工作人員、貴賓與其他訪客的財產;以及

 

·       達到品質保證之目的。

 

我們也可能利用「神秘顧客」(Secret Shopper) 或「神秘訪客」(Mystery Guest) 計劃來管控我們的客戶服務品質。

 

我們可能依據適用法律及凱悅的技術資源可接受使用政策,以及其他可能隨時更換、修訂或增補的可接受使用政策,用作管控網際網路的使用與通訊。

 

 

我們可能會在僱傭關係完結後,保留員工的某些個人資訊,用於以上所述目的其餘任何方面。我們只會在必要時保留該等個人資訊,而且在所有情況下均不得超過凱悅記錄管理政策及適用法律許可的保留時間。就識別員工個人身份及記錄之目的而言,在使用生物時鐘的地點,員工的生物辨識資料及記錄時間輸入可能會由我們的第三方計時商收集和儲存。生物辨識資料只會由我們的計時商保留,直至達到取得生物辨識資料之計時目的,或者員工與凱悅進行最後一次互動的兩 (2) 年內,以較早發生者為準。

 

除非另有註明,否則您必須向我們提供所要求的個人資訊。如果您沒有提供及/或不允許我們處理所有必要的個人資訊,我們便無法保存有關您的完整個人資訊,從而影響我們達成以上所述目的之能力

 

5     個人資訊的披露

 

5.1     一般

 

為落實上述目的,我們將為上述目的把有關您的資訊披露予人力資源工作人員、部門經理、顧問、諮詢師及其他酒店與辦公室的相應人員。

 

5.2  我們的代理、服務提供者及供應商

 

如同許多企業,我們有時候會將特定職務及/或資訊的處理作業外包給第三方。請注意,當您透過網上方式應徵某職位時,系統可能會將您轉到與我們簽訂合約且可代表我們處理您的個人資訊的第三方網站。當我們確實將個人資訊的處理作業外包給第三方時,或是將您的個人資訊提供第三方服務供應商時,我們會要求第三方根據此政策的條款及細則採取適當的安全措施來保護您的個人資訊。

 

5.3     業務轉移

 

我們在繼續發展業務時,可能會購買或銷售酒店及其他資產。在此類交易中,員工資訊通常是其中一項被轉移的業務資訊,而且我們可能會在任何此類轉移中納入您的個人資訊作為資產。而且,儘管未必會出現,但當我們或實質上我們的所有資產被併購時,員工資訊可能是被轉移的資產之一。

 

5.4    法律要求

 

若我們因法令或受到政府單位的要求,或若我們認定有必要或須遵守法律,或根據適用法律保護或捍衛我們的權利或財產,我們保留披露我們所持有的與您相關之個人資訊的權利。我們也保留保存所收集個人資訊的權利,以及處理此類個人資訊的權利,以符合會計及稅務規例、法規,以及任何指定的紀錄保留法律。

 

 

6      集中化資料處理活動

 

如同大多數的國際企業,我們已根據適用法律集中化某些資料處理及人力資源管理層面的作業,以便我們能用更完善的方式管理企業。集中化作業可能導致個人資訊在不同國家間傳遞。舉例來說,若符合下列情況,某些有關您的個人資訊將會被轉移到美國,並在美國處理:(a) 您受到位於美國境外的凱悅附屬公司所聘僱或是聘用人選;或 (b) 身為執行委員會委員、部門主管或美國境外實體或附屬餐飲企業的其他重要員工。

 

我們考慮派遣您到不同國家的凱悅酒店或附屬餐飲企業擔任職務,有些關於您的個人資訊將會被轉移到職缺所在之處。在您的同意下,與您有關的個人資訊可能也會根據適用法律被轉移給凱悅附屬公司的經理及/或人力資源工作人員,以便他們能就應徵不同職務的事宜與您聯繫。處理資訊所在的司法管轄區可能有或沒有尋求保護個人資訊隱私權的法律。不過,每當我們在凱悅內部轉移您的個人資訊時,我們將會依據本政策及適用法律的條款及細則來處理您的個人資訊。

 

7         更新或查看您的個人資訊

 

除某些限定的例外情況,您可查詢我們所持有與您相關之個人資訊,只要以書信或電子郵件撰寫書面申請後寄至下列第 10 節中所述的地址即可。請務必填寫您的全名、目前(最近)職稱及在凱悅的受聘地點,以及一份身份證明文件副本(例如身份證或護照),以便我們查明您的身份及我們所持有與您相關之個人資訊。我們不會向您披露依據適用法律無權取得的資料(透露他人相關的資訊)。

 

我們保留向您收取處理此類申請的費用的權利(若收費及收費程度為適用法律許可的話),此類要求的處理費用通常約為 20 美元。若您在短時間內連續提出一次以上的申請,我們可能會以參照先前回應的方式回應後續申請,並只識別有重大變更的項目。

 

您可要求我們更正或停止處理我們按合法理由所持有與您相關之個人資訊,只要以書信或電子郵件提出要求後寄至下列第 10 節中所述的地址即可。若我們認同該資訊不正確,或認同處理作業應予以停止,我們將會刪除或更正該資訊。若我們認為該資訊無誤,我們會告訴您我們不同意,並會在相關檔案中記錄您認為該資訊不正確一事。

 

8      保護您的個人資訊

我們向您收集的個人資訊,會由我們及/或我們的服務提供者儲存到透過結合實體和電子存取控制、防火牆技術及其他合理安全措施保護的資料庫。然而,此類安全措施無法預防所有個人資訊的喪失、濫用或更改,且在法律許可的最大範圍內,我們不對與任何此類意外相關的損害或法律責任負責。若法律要求,我們將告知您可能影響您的個人資訊的所有損失、濫用或更改,讓您可採取適當的行動,對您的權利作出應有的保障。

 

9      政策變更

 

正如我們的業務會經常變化,本政策也可能會發生變化。本文件的結尾列有本政策的生效日期供您參考。

 

10     查看個人資訊的申請/問題或申訴要求

 

若您對於本政策有關個人資訊處理的描述有任何問題,或對於本政策的實施有任何疑慮或申訴,又或者想提出查看我們所持有關於您的個人資訊的要求(以按照上述第 7 節所述的方式),請透過下列任何方式與我們聯繫:

 

·       現任員工請與部門經理或人力資源經理聯繫;

 

·       申請人及前任員工,請透過 privacy@hyatt.com 聯絡凱悅的首席隱私長。

 

若有任何申訴,員工可選擇往上呈報相關的酒店總經理,最後透過發送電子郵件至 privacy@hyatt.com 向首席隱私長呈報。

 

儘管本政策不構成合約權利,凱悅會透過制訂一系列具約束性的標準及政策(在某些國家又名約束性企業規則),經多家國家隱私權監管機構批准,以確保我們符合某些國家在個人資訊方面所規定的法律義務。因此,視您的情況及所在地而定,您可能可以透過該主管機構或法院利用該準則或政策履行您的隱私權。如欲得知有關這些準則與政策的詳細資訊,請寄電子郵件至 privacy@hyatt.com 與凱悅的首席隱私長聯繫。

 

所有與查看您的個人資訊相關的申請均須透過函件或電郵以書面方式提出。我們會透過函件、電子郵件或任何其他適合的方法向您作出回應。

 

生效日期:2017 年 12 月

 

倘若本政策的英文版內容與任何其他語言的政策版本有任何不一致,將以英文版本的內容為準(在適用法律許可的最大範圍內)。