员工隐私政策

1 简介

我们承诺妥善保护我们出于管理、人力资源和薪酬支付等目的所收集的关于潜在、当前或前员工(以下均称为“”或“员工”)的个人信息的隐私安全。

作为凯悦的一名员工(或潜在员工),您了解并承认我们遵照本员工隐私政策(本政策)收集、使用和披露您的个人信息。

2 本政策的应用

本“政策”适用于员工的个人信息以及对此类个人信息以口头、电子和/或书面等任何形式的使用。除非基于您的国籍/居住地针对您出台了具体国家/地区的隐私政策或者凯悦酒店(定义见下文)位于该国家/地区,否则本政策适用。

本“政策”旨在实施凯悦关于保护您个人信息的承诺,已由管理、经营、特许、拥有和/或向以 Hyatt、Park Hyatt、Miraval、exhale、Grand Hyatt、Hyatt Regency、Andaz、Hyatt Centric、The Unbound Collection by Hyatt、Hyatt Place、Hyatt House、Hyatt Zivaä、Hyatt Zilaraä 或 Hyatt Residence Club 品牌(包括独立品牌)(单独或合称为凯悦酒店)的名义在全世界经营或与其有关的酒店提供服务的所有独立及独特的法律实体所采用。这些实体机构包括凯悦酒店集团及其直接和间接附属公司,以及拥有全球各家凯悦酒店的所有独立及独特的法律实体。根据上下文,本“政策”中所涉及的“凯悦”、“我们”和“我们的”均统一指代那些独立及独特的法律实体,包括您已或可能与之建立雇佣关系的实体。

您的个人信息将由您已经或可能与之建立雇佣关系的实体出于下面第 4 条所述目的进行处理。出于人力资源管理目的,您的个人信息可能会披露给上述其他实体。

本“政策”旨在解释说明我们在全球范围内的个人信息处理活动的最大范围,而这些处理活动在某些司法管辖区内可能会因当地法律法规的限制而受到限制。例如,某个国家/地区的法律可能会限制我们可收集的个人信息类型或是我们处理个人信息的方式。在这种情况下,我们会调整内部政策和/或操作以切实满足当地法律法规的要求。

在某些司法管辖区当地法律要求的范围内,若您同意本“政策”,即您明确书面同意处理您提供给凯悦的任何被视为“敏感个人信息”(如第 3 部分所述)或财务信息的个人信息。

3 我们处理的个人信息类型

本“政策”中提及的术语“个人信息”是指可对您个人加以识别的信息。我们所处理的个人信息类型(可能按司法管辖区根据适用法律以及员工职位和职责性质不同而各异)包括:

  • 姓名、性别、个人联系信息、出生日期、图像、种族、婚姻状态、紧急联系人;
  • 居住和工作许可状况、兵役状况、国籍和护照信息;
  • 社会保险号或其他缴税识别编号、银行账户详情;
  • 病假工资、退休金、保险及其他福利信息(包括配偶、未成年子女或其他符合资格的家属和受益人的性别、年龄、国籍和护照信息);
  • 雇佣日期、晋升日期、工作经历、技术技能、教育背景、专业认证和登记、语言能力、参与的培训课程;
  • 身高、体重和衣服尺寸、照片、身体限制和特殊需求;
  • 工作缺勤记录、假期权利与申请、薪酬历史与期望、绩效评估、感谢信与表扬信、选择与发展评估、纪律与投诉流程(包括对于凯悦政策遵守和执行的监控);
  • 在法律允许且就员工或潜在员工要履行的职能而言适宜时,还包括信用和犯罪背景调查结果、药物和酒精测试结果、检查筛选、健康证、驾照编号、车辆登记证明和驾驶记录;
  • 健康计划(包括配偶、未成年子女或决定参加该健康计划的其他符合条件的家属和受益人信息);
  • 为遵守法律法规、执法当局或法院指令提出的要求或指示所需的信息(儿童抚养和债务偿还信息);
  • 对凯悦相关政策的确认、同意,包括道德和/或利益冲突政策以及计算机和其他公司资源使用政策;
  • 通过安保系统收集的信息,包括闭路电视 (“CCTV”) 以及钥匙卡门禁系统以及其他安保和技术系统,在适用法律许可的情况下,在某些司法管辖区还包括生物统计信息以及面部识别;
  • 语音信箱、电子邮件、信件以及由员工使用凯悦的计算机、网络或通讯设备创建、存储或传输的其他工作成果和通讯;
  • 辞职或工作终止日期、原因以及与管理雇佣终止相关的信息(介绍信);以及
  • 遵守凯悦目的可能必需的任何其他相关数据。

我们所处理的大部分个人信息都是由您在知情情况下向我们提供的。但在某些情况下,我们会采用已告知您的程序处理,根据您向我们提供或在与我们互动的过程中提供的其他信息,或我们从第三方(例如招聘代理或背景调查供应商)获得的关于您的个人信息所推断出的个人信息。

在某些情况下,您向我们提供或我们收集的个人信息在某些国家/地区的隐私法律法规中被认为是“敏感个人信息”。这些法律法规将“敏感个人信息”定义为我们可以用于确定或推断个人的种族或民族、政治观点、宗教信仰或其他类似信仰、所属工会或专业协会、身体或精神健康状况、遗传数据、生物统计信息,以及与个人的性生活和性取向等有关信息的个人信息。在一些极罕见的情况下,财务记录在您所在地区也可能构成“敏感个人信息”。我们仅会在您的司法管辖区并在适用法律所允许的范围内处理“敏感个人信息”。

除非另作说明,否则我们向您请求的所有个人信息均为强制性要求。若您不向我们提供和/或不允许我们按照要求处理所有强制性要求的个人信息,我们将无法保持有关您的完整信息,从而影响我们完成下面第 4 部分所述目的的能力。

4 我们使用个人信息的方式

根据各个国家/地区的法律以及适用法律,我们可能出于以下目的收集、使用并披露与员工有关的个人信息:

  • 评估求职申请;
  • 管理员工雇佣关系的各个方面,包括但不限于薪酬、福利、差旅和其他报销开支、发展和培训、缺勤监控、绩效评估、纪律与投诉流程;
  • 执行一般管理、分析与人力资源相关的流程;
  • 制订用工与继任计划;
  • 维护病假记录和职业健康计划;
  • 保护凯悦客人、员工及资产的安全(包括对在安全场所的活动和利用凯悦计算机、网络、通讯及其他资源进行的活动进行控制、访问以及监控);
  • 调查并响应针对凯悦、其员工及其客人的申诉;
  • 展开员工调查并管理员工表彰计划;
  • 管理雇佣终止事宜并提供和保存介绍信;
  • 维护紧急联系人和受益人详情(凯悦会对您就此方面提供的信息加以妥善保存);以及
  • 遵守适用法律(健康和安全方面的法律),包括有关员工个人的司法和行政指令(扣押令、儿童抚养费)。

根据相关国家/地区的法律以及适用法律,我们凯悦酒店及其他建筑物内和四周均配有闭路电视 (CCTV) 摄像头和其他安保工具,并可用于以下目的:

  • 预防和发现犯罪;
  • 保护凯悦客人与员工的健康和安全;
  • 管理和保护凯悦、凯悦员工、客人及其他访客的财产;以及
  • 适用法律允许范围内的质量保证目的。

我们还将使用“秘密购物者”或“神秘客人”等计划来监控客户服务的质量。

我们可能将按照适用法律和凯悦可接受使用政策以及任何可能随时替代、修正或补充该政策的任何其他政策对因特网的使用和通讯进行监控。

员工雇佣关系结束后,我们可能出于上述任何其他方面的目的保留该员工的特定个人信息。我们将仅在必要时保留此类个人信息,且无论何种情况,保留时间均不会超出凯悦记录管理政策和适用法律允许的范围。

5 您的个人信息的披露

5.1 一般性条款

为实现上述目的,我们将依据上述目的将关于您的信息披露给我们凯悦酒店的人力资源员工、直线经理、顾问、咨询人员及其他相应人员。

5.2 我们的代理商、服务供应商以及其他供应商

与许多公司相同,我们有时会将某些职能和/或信息的处理外包给第三方。请注意,当您在线申请职位时,可能会被转至与凯悦签订合同以代表我们处理您个人信息的第三方站点。当我们将对您个人信息的处理外包给第三方,或向第三方服务供应商提供您的个人信息时,我们会要求该第三方按照本“政策”的细则及条款并采取相应的安全措施以保护您的个人信息。

5.3 业务转让

我们可能会在继续开拓业务过程中出售酒店及其他资产。在此类交易中,员工信息通常属于所转让的商业资产中的一部分,因此我们可能会在任何此类交易中将您的个人信息纳入资产范围。此外,尽管此类可能性极小,但当我们或我们的全部资产被收购时,员工信息可能会成为转让资产中的一部分。

5.4 法律要求

我们保留在受到法院、政府实体合法要求,或我们希望或认为有必要遵守法律法规,或按照适用法律保护、保卫我们的权益或资产的情况下,披露任何与您相关的个人信息的权利。我们还保留保存所收集的个人信息以及处理此类个人信息以遵守会计、税则和法规以及特定记录保存法的权利。

6 个人信息的国际传送

与大多数国际公司相同,我们会根据适用法律在数据处理活动和人力资源管理中对某些部分进行集中处理以确保更好地管理我们的业务。这种集中处理可能会使个人信息在多个国家/地区间进行传送。例如,如果您是以下单位的员工或正应聘他们的职位,则有关您的部分个人信息可能会被传送至美国进行处理:(a) 美国境外的任何一家凯悦附属公司;或者 (b) 是我们位于美国境外的任何一家实体或附属酒店业公司的执行委员会成员、部门领导或其他重要人员。

如果公司正考虑指派您担任另一国家/地区的凯悦酒店的职位,则有关您的某些个人信息可能会被传送至工作所在地。此外,在您同意的前提下,与您有关的个人信息可能还会根据适用法律被传送给其他地点的凯悦附属公司的经理和/或人力资源员工手中,以便他们就不同职位的申请事宜与您联络。信息被传送至的司法管辖区可能拥有或可能没有力求保护个人信息隐私的法律。

但是,只要您的个人信息在凯悦内部进行传送,我们都会依照凯悦有约束力的公司规章(详情见以下第 10 条)、本“政策”和适用法律的细则及条款对其进行妥善处理。作为您的个人信息传送目的地的凯悦酒店以及该等实体所在司法辖区的清单可以通过 https://www.hyatt.com/explore-hotels 选择“所有”找到。

此外,我们向其传送您的个人信息的一些第三方供应商可能位于不同的地点,有些地方的数据保护标准可能比您的原籍国的标准低。当我们确实要将您的个人信息传送给第三方时,我们会落实适当的保护措施,会要求该第三方按照本“政策”的细则及条款并采取相应的安全措施以保护您的个人信息。该等第三方大致可分为两类:(i) 可能在凯悦酒店开展业务的任何国家/地区经营、支持单个凯悦酒店或凯悦酒店集团的本地供应商;或者 (ii) 全面支持凯悦、可能位于我们的主要业务所在地,特别是美国(我们的总部所在地)、瑞士和香港的集中采购服务供应商。

7 更新或访问您的个人信息

除少数例外情况以外,您可通过下方第 10 条所述地址以邮寄信件或电子邮件的形式向我们发送书面申请以查询我们所保存的关于您的个人信息。请确保在信中提供您的全名、当前(或上一份)工作职衔以及所在凯悦办公地点和证明您身份(如身份证件或护照)的文件副本,以便我们可以核实您的身份,并查看是否存有与您相关的任何个人信息。我们不能披露您根据适用法律没有资格接收的数据(例如:揭示另一个人的信息的数据)。如果您连续提交多个请求,我们可以通过提及我们以前作出的答复来回应您在后面提出的请求,仅明确已经发生实质变更的事项。

您可以发送信件或电子邮件至下方第 10 部分所述地址以要求我们更正、删除和/或停止处理或限制处理或使用我们所保存的关于您的个人信息。在我们确认信息有误、或应当对其停止处理后,将立即删除或更正相应信息。若我们确认信息正确无误,则我们将告知您我们不同意您的申请,并在相关文档中记录您认为信息有误这一事实。

最后,您在某些情况下可能有能力以您的特定情况为理由反对处理您的个人信息。您可通过以下第 10 部分所述地址以邮寄信件或电子邮件的形式向我们发送书面申请来提出反对。如果我们同意您符合提出反对的条件,我们将停止处理您的个人信息。

8 保护您的个人信息

我们从您那里收集到的个人信息将由我们和/或我们的服务供应商存储在数据库中,并通过物理和电子访问控制、防火墙技术以及其他合理的安全措施加以保护。但是,此类安全性措施无法完全防止个人信息的丢失、滥用或篡改,同时在法律允许的最大范围内,我们对此类意外所导致的任何损坏或赔偿均不承担任何责任。在法律允许的情况下,我们将告知可对您产生影响的此类个人信息的丢失、滥用或篡改,以便您采取恰当措施,有效保护您的权利。

9 政策变更

随着我们业务的不断调整,本“政策”也可能有所变更。为帮助您切实了解最新政策,本“政策”在文件末尾标注有生效日期。

10 个人信息访问申请/问题或投诉

如果您对本“政策”以及对此处所述的您的个人信息的处理有任何问题,或对本“政策”的实行有任何担心或投诉,或希望(以上述第 7 条所述方式)提交申请以行使您对我们所维护的您的个人信息所享有的相关权利,请通过下列方式联系我们:

  • 当前员工可联系您的直线经理或人力资源经理;
  • 职位应聘者及前员工请通过 ApplicantCoordinator@hyatt.com 联系凯悦首席隐私官。

关于更上一级的投诉,员工可选择向相关酒店总经理提交,并最终通过发送电子邮件至 privacy@hyatt.com 递交给首席隐私官。

尽管本“政策”中未产生契约性权利,但凯悦制定了一系列具有法律效力的标准与政策(在某些国家/地区称作具有法律效力的公司规章),并获得了多个国家/地区隐私监管当局的批准,从而确保严格遵守某些国家/地区与个人信息保护相关的法律法规所规定的法律义务。因此,根据您所处的环境与地点不同,您可能可以利用这些已通过监管当局或法院批准的标准和政策来实施您的隐私权。如果您希望了解关于这些标准和政策的更多信息,请发送电子邮件至 privacy@hyatt.com 联系凯悦首席隐私官。

所有访问您的个人信息的申请均须以书面形式并通过信件或电子邮件提交。我们将以信件、电子邮件或任何其他适用方法回复您的申请。

生效日期:2018 年 5 月

若本“政策”的英文版本与其他任何语言版本之间存在任何不一致,应以英文版本为准(在适用法律允许的最大范围内)。