Правила конфиденциальности в отношении сотрудников

ПРАВИЛА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ В ОТНОШЕНИИ СОТРУДНИКОВ

1 Введение

Мы берем на себя обязательство по обеспечению сохранности персональных данных, которые мы получаем от будущих, настоящих и бывших сотрудников («вы» или «сотрудники») с целью организации общего управления, управления персоналом и расчета заработной платы.

В качестве сотрудника (или будущего сотрудника) Хаятт, Вы понимаете и соглашаетесь с тем, что мы собираем, используем и раскрываем Ваши персональные данные в соответствии с этими Правилами конфиденциальности в отношении сотрудников (данными «Правилами»).

2 Сфера применения данных Правил

Настоящие Правила применяются в отношении персональных данных сотрудников и использования этих данных в любой форме: устной, электронной и/или письменной. Настоящие Правила применяются по умолчанию за исключением случаев действия отдельных правил конфиденциальности в месте Вашего проживания или на основании Вашего гражданства либо в месте расположения отеля Хаятт (как описано ниже) в таком регионе/стране.

Настоящая Политика реализует обязательство Hyatt по защите ваших персональных данных и принята всеми отдельными и самостоятельными юридическими лицами, занимающимися управлением, координацией деятельности, франчайзингом, владеющими и/или предоставляющими услуги в различных отелях, работающих под брендами или совместно с Hyatt™, Park Hyatt™, Miraval™, Grand Hyatt™, Alila™, Andaz™, The Unbound Collection by Hyatt™, Destination by Hyatt™, Hyatt Regency™, Hyatt Ziva™, Hyatt Zilara™, Thompson Hotels™, Hyatt Centric™, JdV by Hyatt™, Hyatt House™, Hyatt Place™, Caption by Hyatt и Hyatt Residence Club™ по всему миру, включая независимые бренды, аффилированные с Hyatt (именуемые отдельно «Отель Hyatt» и вместе «Отели Hyatt»). К этим юридическим лицам относятся Hyatt Hotels Corporation, ее прямые и косвенные дочерние компании, а также все отдельные и самостоятельные юридические лица, владеющие отдельными Отелями Hyatt по всему миру. Термины «Hyatt», «мы» и «наш» в данной Политике, в зависимости от контекста, в совокупности обозначают эти отдельные и независимые юридические лица, включая организацию, с которой вы связаны или можете быть связаны трудовыми отношениями. Обратите внимание, что для целей настоящей Политики термин «Отель Hyatt» не включает в себя отели, участвующие в программе World of Hyatt посредством альянса с программой World of Hyatt, включая, помимо прочего, отели, аффилированные с MGM Rewards, Small Luxury Hotels of the World, и экскурсии, предлагаемые Lindblad Expeditions.

Ваши персональные данные будут обрабатываться организацией, с которой Вы связаны или можете быть связаны трудовыми отношениями, в целях, изложенных ниже в Разделе 4. Ваши персональные данные могут быть переданы другим перечисленным выше организациям с целью, связанной с управлением персоналом.

В то время как данные Правила предназначены для описания самого широкого диапазона наших действий по обработке ваших персональных данных по всему миру, в некоторых юрисдикциях эта деятельность может быть ограничена местными законами. Например, законы конкретной страны могут ограничивать типы персональных данных, которые мы собираем, а также варианты использования этих данных. В этих случаях мы согласуем наши внутренние правила и действия с требованиями местных законов.

Соглашаясь с данными Правилами, Вы, насколько это требуется в соответствии с местным законодательством в некоторых юрисдикциях, даете прямое и письменное согласие на обработку любых персональных данных, предоставляемых Вами корпорации Хаятт, которые считаются конфиденциальными персональными данными (в соответствии с описанием, приведенным в Разделе 3) или финансовой информацией.

3 Виды обрабатываемых нами персональных данных

Термин «персональные данные» в данных Правилах относится к информации, которая позволяет идентифицировать Вас как личность. Персональные данные, которые мы обрабатываем (могут варьироваться в зависимости от местных законов и особенностей должности и обязанностей сотрудника), включают:

Ф.И.О., пол, домашний адрес и номер телефона, дату рождения, фотографию, национальность, семейное положение, контактные данные в чрезвычайных ситуациях;
место жительства и разрешение на работу, отношение к военной службе, национальность и паспортные данные;
личный номер социального страхования или другой идентификационный налоговый номер, банковские реквизиты;
пособие по болезни, пенсии, страховку и другую информацию в отношении льгот (в том числе пол, возраст, национальность и паспортные данные супруга(-и), несовершеннолетних детей или других законных иждивенцев и обладателей привилегий);
дату приема на работу, дату (-ы) повышения (-й) в должности, историю трудовой деятельности, технические навыки, образование, профессиональные сертификаты и свидетельства, языковые знания, пройденные курсы обучения;
рост, вес и размер одежды, фотографию, ограничения физического характера и специальные потребности;
данные об отсутствии на работе, право на отпуск и заявления о предоставлении отпуска, историю зарплаты и ожидаемую зарплату, оценку выполняемой работы, благодарственные письма и поощрения, кадровую информацию о подборе и оценку развития, порядок дисциплинарных взысканий и разрешений трудовых споров (в том числе контроль за выполнением и соблюдением положений Хаятт);
если это предусмотрено законом и связано с должностными обязанностями сотрудника или будущего сотрудника, результаты проверки кредитной истории и преступной деятельности, результаты тестирования на алкоголь и наркотики, скрининг, медицинские сертификаты, номер водительского удостоверения, данные о регистрации автомобиля и истории вождения;
оздоровительные программы (включая информацию о супруге, несовершеннолетних детях или других обладающих правами иждивенцах, согласившихся на участие в оздоровительных программах);
информацию, требуемую для обеспечения соответствия закону, требованиям и инструкциям правоохранительных органов или судебных предписаний (например, информацию по выплате долгов или алиментов);
подтверждения, соглашения в отношении политик Хаятт о защите информации, в том числе положения об этических нормах и/или о столкновении интересов, компьютерные и другие корпоративные положения об использовании ресурсов;
информацию, зафиксированную в системе безопасности, включая систему скрытого видеонаблюдения (CCTV) и систему карты-ключа, а также других систем безопасности и технических систем, в той степени, в которой это допускается действующим законодательством, биометрическую информацию и систему распознавания лиц;
голосовую почту, электронную почту, обмен письмами и другие виды работы и средства связи, созданные, хранящиеся или передаваемые сотрудником посредством принадлежащего Хаятт компьютера, сети или других средств коммуникации;
дату увольнения или прекращения трудового договора, причину увольнения или прекращения трудового договора, информацию, связанную с администрированием прекращения трудовой деятельности (например, рекомендации); и
любые другие соответствующие данные, которые могут быть необходимы для выполнения целей Хаятт.

Бóльшая часть персональных данных, которую мы обрабатываем — это данные, которые Вы сознательно представили нам. Однако в некоторых случаях мы используем Ваши персональные данные, полученные в результате сопоставления ранее предоставленной Вами информации, а также в результате взаимодействия с Вами или на основе персональной информации о Вас, полученной от третьей стороны (такой как данные от рекрутингового агента или проверка финансовой состоятельности) с использованием процесса, о котором мы Вас уведомили.

Согласно законам о конфиденциальности в некоторых странах, в определенных случаях предоставленные Вами или собранные нами персональные данные могут считаться Конфиденциальными персональными данными. Эти законы определяют «Конфиденциальные персональные данные» как данные, с помощью которых мы можем узнать или сделать заключение о расовой принадлежности, этническом происхождении, политических взглядах, религиозных убеждениях или другого рода убеждениях аналогичного характера, членстве в профсоюзе или профессиональной ассоциации, физическом или психическом здоровье или состоянии, генетических данных, биометрических данных и сексуальной жизни или ориентации. В некоторых очень редких случаях финансовая документация из места Вашего проживания может являться Конфиденциальными персональными данными. Мы обрабатываем Конфиденциальные персональные данные только в Вашей юрисдикции, если и при условии, что это разрешено действующим законодательством.

Если не указано иное, все персональные данные, которые мы запрашиваем у Вас, носят обязательный характер. Если Вы не предоставите и (или) не разрешите нам обрабатывать все обязательные персональные данные в соответствии с запросом, мы не сможем сохранить полную информацию о Вас, что повлияет на нашу способность достичь указанных целей, описанных в Разделе 4 ниже.

4 Как мы используем персональные данные

В зависимости от страны и применимых законов, мы можем собирать, использовать и раскрывать персональные данные сотрудников с целью:

рассмотрения заявления о приеме на работу;
контроля всех аспектов трудовых отношений сотрудника, включая, помимо прочего, данные о заработной плате, льготах, командировочных расходах и других возмещаемых затратах, развитии и обучении, контроле отсутствия на рабочем месте, оценкиэффективности, информацию о дисциплинарных взысканиях и разрешениях трудовых споров;
реализации других процессов, связанных с основными административными, аналитическими и кадровыми процессами;
развития кадров и создания кадрового резерва;
хранения информации об истории болезни и программах профессиональной гигиены труда;
защиты безопасности гостей Хаятт, сотрудников и имущества (включая контроль, предоставление доступа и наблюдения за деятельностью на охраняемой территории и за деятельностью с использованием компьютеров, сети, средств связи и других ресурсов, предоставляемых Хаятт);
рассмотрения и реагирования на претензии в отношении Хаятт, персонала и гостей;
проведения опроса среди сотрудников и организации программ поощрения сотрудников;
осуществления прекращения трудового соглашения и предоставления рекомендаций;
сохранения контактной информации и деталей в отношении лиц, обладающих льготами (что включает в себя хранение информации Хаятт в отношении тех, кого Вы предлагаете в качестве кандидата); и
соблюдения действующего законодательства (например, законов в отношении гигиены труда и техники безопасности), включая судебные и административные предписания относительно отдельных сотрудников (например, наложение ареста на зарплату, выплаты пособия на ребенка).

Внутри и вокруг территории отелей Хаятт установлены камеры системы телевизионного наблюдения (CCTV) и другие инструменты поддержания безопасности, цель использования которых, в зависимости от соответствующей страны и применимых законов, может заключаться в следующем:

предупреждать и выявлять преступления;
защищать здоровье и безопасность гостей и сотрудников Хаятт;
осуществлять контроль и защищать имущество Хаятт и персонала Хаятт, гостей и других посетителей; и
с целью осуществления контроля качества в той степени, в которой это разрешено действующим законодательством.

Мы также можем использовать программы «Секретный гость» или «Таинственный гость» для наблюдения за качеством сервисного обслуживания клиентов.

Мы осуществляем контроль за использованием Интернета и средств коммуникации в соответствии с применимыми законами и Правилами надлежащего использования Хаятт и любыми другими правилами, которые могут заменять, исправлять или периодически дополнять эти Правила.

Мы можем сохранять определенные персональные данные сотрудников после их увольнения для любых остаточных аспектов целей, изложенных выше. Мы будем хранить такие персональные данные до тех пор, пока это необходимо, и во всех случаях не дольше, чем это разрешено Правилами ведения документации Хаятт и действующим законодательством.

5 Разглашение Ваших персональных данных

5.1 Общая информация

С целью осуществления изложенных выше задач информация о Вас по причинам, указанным выше, будет представлена сотрудникам отдела кадров, линейным руководителям, консультантам, советникам и другим соответствующим лицам в отелях Хаятт.

5.2 Наши агенты, поставщики услуг и товаров

Как и многие организации, мы время от времени привлекаем третьи стороны для выполнения определенных функций и/или обработки информации. Обратите внимание на то, что, когда Вы заполняете заявление о приеме на работу в Хаятт онлайн, Вы можете быть направлены к третьей стороне, с которой у Хаятт заключен контракт на обработку Ваших персональных данных от нашего имени. Когда мы привлекаем третьи стороны для обработки Ваших персональных данных либо предоставляем Ваши персональные данные сторонним поставщикам услуг, мы обязываем их защищать Ваши персональные данные в соответствии с условиями и положениями данных Правил, а также при помощи соответствующих мер безопасности.

5.3 Перераспределение бизнеса

По мере постоянного развития бизнеса наша компания может приобретать или продавать отели и прочие активы. В ходе таких операций информация о сотрудниках, как правило, является одним из передаваемых бизнес-активов и наша компания может использовать Ваши персональные данные в качестве актива в ходе любой такой операции по передаче. Кроме того, что является маловероятным, в случае если все или значительная часть наших активов будут приобретены, информация о сотрудниках может являться частью переданных активов.

5.3 аконодательные требования

Мы оставляем за собой право обнародовать любые Ваши персональные данные по требованию суда, закона или государственного органа, или если мы решим, что это важно или предпочтительно с точки зрения закона или с целью сохранить и защитить наши права или собственность. Мы также оставляем за собой право сохранять собранные персональные данные и использовать их для ведения бухгалтерского учета и выполнения налоговых операций.

6 Международная передача персональных данных

Как и большинство международных организаций, мы централизовали определенные аспекты нашей организации обработки информации и управления кадровыми ресурсами в соответствии с применимыми законами для более эффективного ведения нашей деятельности. Централизация может способствовать передаче персональных данных из одной страны в другую. Например, некоторые Ваши персональные данные будут переданы и подвергнуты обработке в США в случае, если Вы приняты на работу или являетесь кандидатом для получения работы: (a) в любых филиалах сети Хаятт, расположенных за пределами США; или (б) являетесь членом исполнительного комитета, руководителем отдела или другим руководящим работником любой из наших организаций или филиалов гостиничной сети, расположенных за пределами США.

При рассмотрении Вашей кандидатуры на должность в отеле Хаятт в другой стране, определенные персональные данные о Вас будут переданы в страну, где открыта данная вакансия. С Вашего согласия персональные данные также могут быть переданы менеджерам и (или) сотрудникам отдела кадров филиалов сети Хаятт, расположенных в других местах, в соответствии с действующими законами с тем, чтобы иметь возможность связаться с Вами на предмет подачи заявления на другую должность. Юрисдикция, куда будет передана информация, может иметь (или не иметь) законы, защищающие конфиденциальность персональных данных.

Однако всякий раз, когда Ваши персональные данные передаются в пределах Хаятт, они будут обрабатываться в соответствии с обязательными корпоративными правилами Хаятт (более детально см. Раздел 10 ниже), условиями и положениями настоящих Правил и применимыми законами. Перечень отелей Хаятт, в которые могут передаваться Ваши персональные данные, а также юрисдикций, где они расположены, можно найти, выбрав «Все» по адресу https://www.hyatt.com/explore-hotels.

Кроме того, некоторые из третьих сторон, которым мы передаем Ваши персональные данные, могут также находиться в разных местах, строгость защиты данных в которых может быть ниже по сравнению с Вашей страной проживания. Когда мы привлекаем третьи стороны для обработки Ваших персональных данных, мы контролируем процесс защиты и обязываем их защищать Ваши персональные данные в соответствии с условиями и положениями настоящих Правил, а также при помощи соответствующих мер безопасности. Такие третьи стороны можно разделить на две группы: (i) местные поставщики, снабжающие отдельные или несколько отелей Хаятт, которые могут находиться в одной из стран, где функционируют отели Хаятт; или (ii) централизованные поставщики, оказывающие услуги всей сети Хаятт, которые могут находиться в наших основных деловых точках, в частности в США (где находится наш головной офис), Швейцарии и Гонконге.

7 Обновление и осуществление доступа к Вашим персональным данным

В некоторых исключительных случаях Вы можете запросить хранящиеся у нас персональные данные о Вас, отправив нам письменный запрос почтовым отправлением или электронной почтой по адресам, указанным ниже в Разделе 10. Укажите полное имя, текущую (или последнюю) должность и место работы в Хаятт, а также приложите копию документа, подтверждающего Вашу личность (например, удостоверение личности или паспорт), чтобы мы могли подтвердить Вашу личность и наличие каких-либо персональных данных о Вас. Мы может отказать Вам в раскрытии данных, если по действующему законодательству у Вас нет на это права (например, для раскрытия данных о другом человеке). Если Вы сделали более одного запроса за небольшой промежуток времени, мы можем ответить на Ваш последующий запрос со ссылкой на наш предыдущий ответ, определив только те позиции, которые существенно изменились.

Вы можете потребовать, чтобы мы внесли исправления, удалили Ваши персональные данные и/или ограничили обработку хранящихся у нас Ваших персональных данных, отправив письмо почтовым отправлением или электронной почтой по адресам, приведенным ниже в Разделе 10. Если мы согласимся с тем, что информация является некорректной, или что ее использование должно быть прекращено, мы удалим или исправим данные. Если мы не согласимся с тем, что информация является некорректной, мы сообщим Вам об этом и сделаем в соответствующих файлах запись о том, что вы считаете эту информацию некорректной.

Наконец, при некоторых обстоятельствах Вы можете возразить против обработки Ваших персональных данных на основании конкретной ситуации. Вы можете сделать это, отправив нам письмо почтовым отправлением или электронной почтой по адресам, приведенным ниже в Разделе 10. Если мы соглашаемся с существованием у вас права на возражение, мы прекратим процесс обработки Ваших персональных данных.

8 Защита Ваших персональных данных

Собранные персональные данные хранятся у нас и/или наших поставщиков услуг в базах данных, защищенных посредством физических и электронных средств контроля, технологий системы ограничения доступа и других приемлемых мер обеспечения безопасности. Несмотря на это, такие меры обеспечения безопасности не могут предотвратить все потери, злонамеренное использование или изменение персональных данных, и мы не несем ответственность за любые повреждения или потери, которые стали результатом таких инцидентов в соответствии с законодательством. В случае необходимости и в соответствии с законом мы будем сообщать Вам о любых таких потерях, злоупотреблениях или изменениях персональных данных, которые могут повлиять на Вас, чтобы Вы могли принять соответствующие меры для надлежащей защиты ваших прав.

9 Внесение изменений в Правила

Поскольку наша деятельность постоянно изменяется, эти Правила также могут быть изменены. Для Вашего удобства эти Правила имеют дату вступления в силу, указанную в конце этого документа.

10 Запрос на получение доступа к персональным данным / Вопросы или претензии

При возникновении вопросов в отношении Правил, описанных здесь, способов обработки Ваших персональных данных или других соображений или жалоб, связанных с регулированием Правил, или если Вы хотите подать запрос (согласно форме, описанной выше в Разделе 7) для того, чтобы воспользоваться своим правом для получения доступа к хранящимся у нас Вашим персональным данным, свяжитесь с нами одним из нижеприведенных способов:

действующим сотрудникам необходимо связаться со своим непосредственным начальником или начальником отдела кадров; а
претендентам или бывшим сотрудникам необходимо связаться с директором Хаятт по конфиденциальности информации, используя электронный адрес privacy@hyatt.com.

Дальнейшие жалобы, продолжение рассмотрения поданной жалобы по выбору сотрудника, можно передать соответствующему главному управляющему отеля и, наконец, директору по конфиденциальности информации Хаятт, отправив письмо на адрес электронной почты: privacy@hyatt.com.

Несмотря на то, что данные Правила сами по себе не создают договорные права, корпорация Хаятт также обеспечила соблюдение законодательных юридических обязательств в некоторых странах в отношении персональных данных, создав список обязательных правил и положений (известных в некоторых странах, как обязательные корпоративные правила), подтвержденных национальным законодательством о конфиденциальности. Таким образом, в зависимости от Ваших условий и местонахождения Вы можете добиться права на конфиденциальность, используя эти стандарты и правила или обратившись в суд. Если Вы желаете получить больше информации о данных стандартах и правилах, пожалуйста, свяжитесь с директором по соблюдению конфиденциальности информации Хаятт, отправив письмо на следующий адрес электронной почты: privacy@hyatt.com.

Все запросы о получении доступа к Вашим персональным данным должны быть отправлены в письменном или электронном виде. Мы можем ответить на Ваш запрос по почте, электронной почте или любым другим подходящим способом.

Дата вступления в силу: май 2018 года

В случае каких-либо расхождений между английской версией этого документа и любой версией этих Правил на любом другом языке, английская версия имеет преимущественную силу (до максимальной степени, разрешенной в соответствии с применимым законодательством).