従業員向けプライバシーポリシー

1             はじめに>

当社は、経営管理、人材管理、給与支給の目的で収集する、採用候補者、現行の従業員、および過去の従業員(以下、「あなた」または「従業員」)の個人情報のプライバシー保護に努めます。

ハイアットの従業員(または採用候補者)であるあなたは、当社がこの従業員向けプライバシーポリシー(以下「ポリシー」)に則って、あなたの個人情報を収集、使用、開示することを理解し、認めるものとします。

2             このポリシーの適用範囲

このポリシーは、従業員の個人情報に適用されるとともに、口頭、電子、書面のいずれを問わず、いかなる形式の個人情報の使用にも適用されます。市民権/居住権に基づく特定の国/地域にプライバシーポリシーがない場合、またはハイアット施設(下記のとおり)がかかる国/地域に存在する場合は、このポリシーが適用されます。

このポリシーは、従業員の個人情報の保護に対するハイアットの責任の効力を実現するものであり、「ハイアット」、「パーク ハイアット」、「ミラバル」、「エクスへイル」、「グランド ハイアット」、「ハイアット リージェンシー」、「アンダーズ」、「ハイアット セントリック」、「アンバウンド コレクション by Hyatt」、「ハイアット プレイス」、「ハイアット ハウス」、「ハイアット ジーヴァä」、「ハイアット ジラーラä」、「ハイアット レジデンス クラブ」のブランドを冠してまたはそれに関連して営業する世界各地の施設の経営、運営、フランチャイズ事業、保有、サービス提供に携わる、独立分離の法的事業体すべてで採用されています。これには、ハイアットと提携している独自ブランドの施設(以下「ハイアット施設」)も含まれます。これらの事業体には、ハイアット ホテルズ コーポレーションとその直接および間接子会社、および世界各地の個別のハイアット施設を保有する独立分離の法的事業体がすべて含まれます。このポリシーにおける「ハイアット」および「当社」とは、文脈に応じて、あなたと雇用関係にある、または雇用関係を結ぶ可能性のある事業体を含む、これら独立分離の法的事業体の総称です。

あなたの個人情報は、下記の第4条に記載された目的で、あなたと雇用関係にある、または雇用関係を結ぶ可能性のある事業体によって処理されます。あなたの個人情報は、人材管理の目的で、上記のその他の事業体に開示される場合があります。

このポリシーは、当社の世界各地における個人情報の処理活動を最も幅広い範囲にわたって説明すべく意図していますが、そうした処理活動は、一部の司法管轄区域では法律の制限に基づいて制約される可能性があります。例えば、ある国の法律では、当社の収集できる個人情報の種類やそうした個人情報の処理方法に制約がある場合もあります。そのような場合、当社では、社内のポリシーと慣行を調整することにより、現地の法律の要件を反映します。

あなたはこのポリシーに同意することにより、一部の司法管轄区域の現地法が要求している範囲内において、あなたがハイアットに提供し、(第3条に規定される)重要な個人情報または財務情報と見なされる、いかなる個人情報の処理に対しても、明示的かつ書面による同意を行うことになります。

3             当社が処理する個人情報の種類

このポリシーにおける「個人情報」とは、個人を特定する、または特定することができる情報を指します。当社が処理する個人情報の種類には、以下のものが含まれます(司法管轄区域の適用法、および従業員の役職と業務の性質によって異なる可能性があります)。

·  氏名、性別、自宅の連絡先、生年月日、写真、民族性、婚姻区分、緊急時の連絡先。

·  居住、労働、兵役に関するステータス、国籍、パスポートの情報。

·  社会保障番号または納税者番号、銀行の情報。

·  疾病給付金、年金、保険、その他の福利厚生情報(配偶者、未成年の子、その他の有資格扶養者や受益者の性別、年齢、国籍、パスポートの情報を含む)。

·  入社日、昇進日、職歴、技術スキル、学歴、専門資格および専門登録、言語能力、受講した研修。

·  身長、体重、洋服のサイズ、写真、身体的な制約、特別なニーズ。

·  欠勤記録、休暇資格および休暇申請、過去の給与と今後の給与見通し、成績評価、感謝状および称賛状、選抜および成長評価、懲戒および苦情手続き(ハイアットのポリシーの順守と徹底に関する監視結果を含む)。

·  法律で認められていて、従業員または採用予定者が遂行する業務の観点から適切と見なされる場合は、信用調査および犯罪歴調査の結果、麻薬・アルコール検査の結果、健康診断の結果、運転免許証番号、車両登録、運転歴。

·  ウェルネスプログラム(ウェルネスプログラムに参加する配偶者、未成年の子ども、その他の対象となる扶養家族や受益者に関する情報を含む)。

·  法律の順守、司法当局の要請および指示、または裁判所命令を順守するうえで必要な情報(例えば、子供の養育費や債務返済に関する情報など)。

·  倫理や利害矛盾に関するポリシー、コンピューターとその他の会社資源の使用に関するポリシーをはじめとする、ハイアットの各種ポリシーへの同意書。

·  適用法で許可されている範囲内において、監視カメラ(以下CCTV)やキーカード入室システムなどのセキュリティおよびテクノロジーシステムをはじめとする安全保護システムで収集される情報(一部の司法管轄区域における生体情報や顔認識を含む)。

·  ハイアットのコンピューター、ネットワーク、または通信機器を使って従業員によって作成、保存、送信されるボイスメール、Eメール、通信文、その他の業務成果物、コミュニケーション。

·  退職日または解雇日、退職または解雇の理由、雇用停止の手続きに伴う情報(推薦状など)。

·  ハイアットの目的を遂行するために必要となりうる、その他の関連情報

当社が処理する個人情報の大半は、従業員が承知のうえで当社に提供する情報です。ただし、場合によっては、従業員が当社に提供する他の情報または従業員と当社の交流に基づいて、当社が推察する従業員の個人情報、または当社が従業員に事前に通知したプロセスを使用して、当社が第三者(人材派遣会社や身元調査会社など)から受け取った従業員の個人情報を処理することがあります。

従業員が当社に提供する個人情報または当社が収集する個人情報は、一部の国のプライバシー法の下で「重要な個人情報」と見なされる場合があります。これらの法律が定義する「重要な個人情報」とは、個人の人種や民族的な素性、政治的意見、宗教的信条またはその他の類似した性質の信条、労働組合または職能団体への加盟状況、身体的・精神的な健康状態または状況、遺伝情報、生体情報、および個人の性的生活や性的指向に関する情報を当社が特定または推察できる個人情報を意味します。極めて稀ですが、従業員の所在地における重要な個人情報の一部に、財務記録が含まれる場合があります。当社は、適用法が許可している範囲内においてのみ、従業員の司法管轄区域で「重要な個人情報」を処理します。

特に記載のない限り、当社が要求するすべての個人情報は、提出が義務付けられています。提出を義務付けられた個人情報を要求通りに従業員が提出しない場合や、その情報を当社が処理することを従業員が許可しない場合、当社は従業員に関する完全な情報を保管することができず、以下の第4条に記載された目的を遂行する当社の能力に影響を及ぼすことになります。

4             当社における個人情報の使用方法

各国の法律および適用法に従って、以下の目的で、従業員の個人情報を収集、使用、開示することがあります。

·                    採用候補者を評価するため。

·                    給与支給、福利厚生、出張その他の経費精算、人材開発、人材研修、欠勤管理、成績査定、懲戒および苦情手続きをはじめとする、従業員の雇用にかかわるあらゆる側面を管理するため。

·                    全般的な管理、分析、人事関連の手続きを実施するため。

·                    人員計画および業務引継ぎ計画を作成するため。

·                    疾病記録や職業健康制度を維持管理するため。

·                    ハイアットのお客様、スタッフ、施設の安全性とセキュリティを守るため(アクセスの制御および管理、管理区域内での活動やハイアットのコンピューター、ネットワーク、通信機器、その他の資源を使用した活動の監視を含む)。

·                    ハイアットおよびハイアットのスタッフとお客様に対する請求を調査し、それらに対応するため。

·                    従業員のアンケート調査を実施し、従業員報奨制度を運営するため。

·                    雇用停止の手続きを行い、推薦状を提供および維持管理するため。

·                    緊急時の連絡先および受益者の詳細情報を管理するため(この観点から従業員が指名する者についての情報をハイアットが保有することを含む)。

·                    適用法(保健、安全関連の法律など)、および個々の従業員に関する法定命令、行政命令(財産差し押さえや子供の養育費支払いなど)を順守するため。

ハイアット施設内とその周辺には、監視カメラやその他のセキュリティツールが備え付けられており、各国の法律および適用法に従って、以下の目的で使われる場合があります。

·                    犯罪を予防、探知するため。

·                    ハイアットのお客様およびスタッフの健康と安全を守るため。

·                    ハイアットの資産およびハイアットのスタッフ、お客様、その他の訪問者の資産を管理、保護するため。

·                    適用法が許可する範囲内における、品質保証の目的のため。

また、当社は、カスタマーサービスの質を監視するため、「シークレット ショッパー」や「ミステリー ゲスト」プログラムを使用する場合があります。

当社では、適用法、ハイアットの利用規定、および時としてこのポリシーを置換、修正、または補完する可能性のあるその他のポリシーに則って、インターネットの使用および通信を監視する場合があります。

当社は、前述の目的のうち未解決の項目を処理する目的で、退職後も従業員の個人情報の一部を保有する場合があります。当社は、かかる個人情報が必要となる期間にわたってのみ、その個人情報を保有し、いかなる場合にも、ハイアットの記録管理ポリシーおよび適用法が許可する期間を超えないものとします。

5             個人情報の開示

5.1         全般

前述の目的を遂行するため、従業員の情報は、ハイアット施設内の人事スタッフ、担当マネージャー、コンサルタント、アドバイザー、その他の適切な人員に対して開示されます。

5.2         当社の代理人、サービスプロバイダー、サプライヤー

多くの事業体がそうであるように、当社は時折、一定の業務や情報の処理を第三者に外注することがあります。当社の求人案件にオンラインで応募すると、ハイアットが応募者の個人情報の処理を委託している第三者のウェブサイトに移動する可能性があることに、ご注意ください。あなたの個人情報の処理を第三者に発注する場合、またはあなたの個人情報を第三者のサービスプロバイダーに提供する場合、当社はそれらの第三者に対し、このポリシーの規約に従って、あなたの個人情報を適切なセキュリティ対策で保護するよう義務付けています。

5.3         事業の譲渡

当社が事業を発展させるのに伴って、当社は、ホテルおよびその他の資産を売却または購入する可能性があります。このような取引においては、一般に従業員の情報は譲渡事業資産の一部となり、また当社は、従業員の個人情報をこのような譲渡資産に含める可能性があります。また、万が一にも、当社または当社資産の実質上すべてが買収される場合は、従業員情報も、譲渡資産の一部として含まれる場合があります。

5.4         法的必要条件

当社は、裁判所から命じられた場合、政府機関から法律に則って要請された場合、もしくは法律を順守するため、または適用法に則って当社の権利や資産を保護・防衛するために、必要または好ましいと当社が判断した場合に、いかなる個人情報をも開示する権利を有します。さらに、当社は、会計・税務上の法規制およびいずれか特定の記録保存法を順守するために、収集した個人情報を保管し、その個人情報を処理する権利も有します。

6             個人情報の国際的な転送

国際的な事業体の大半がそうであるように、当社は、適用法に則って、データ処理および人材管理の一部を集中管理することにより、事業をより効率的に管理できるようにしています。このことから、個人情報は、ある国から別の国へ転送される可能性があります。例えば、あなたが (a) 米国外にあるハイアット関連会社に雇用されているか、その採用候補者になっている、もしくは (b) 米国外にある当社事業体または関連する他のサービス事業体の執行役員、部門責任者、または主要な従業員として雇用されているか、その採用候補者になっていれば、あなたの個人情報は、米国へ転送されて米国内で処理されます。

また、あなたが、別の国のハイアット施設の役職の候補者になっていれば、あなたの個人情報の一部は、その役職の勤務地である国に転送されます。あなたの同意の下、あなたの個人情報は、適用法に則り、他の場所にあるハイアットの関連会社のマネージャーや人事スタッフに転送されて、そのマネージャーや人事スタッフが別の役職への応募に関してあなたに連絡できるように取り計らわれる場合もあります。情報が転送される司法管轄区域には、個人情報のプライバシー保護を規定する法律が適用されない場合もあります。

ただし、ハイアット内で従業員の個人情報が転送されている限り、従業員の個人情報は、ハイアットの拘束的企業準則(詳細については以下の第10条を参照)、このポリシーの規約、および適用法に則って処理されます。個人情報が転送される可能性のあるハイアット施設と、そのような事業体が所在する司法管轄区域のリストをご覧になるには、https://www.hyatt.com/explore-hotelsで [すべて] をクリックしてください。

また、当社が個人情報を転送する一部の第三者サプライヤーが別の場所を拠点にしている場合、データ保護のレベルがあなたの本国におけるレベルよりも低くなる可能性があります。個人情報を第三者に転送する場合、当社は適切な安全対策を確実に実施し、それらの第三者に対し、このポリシーの規約に従って、従業員の個人情報を適切なセキュリティ対策で保護するよう義務付けています。これらの第三者は次の2つのグループに大別されます。(i) ハイアット施設が運営するいずれかの国内で営業し、個々のハイアット施設またはハイアット施設のグループをサポートする地元調達のサプライヤー、または (ii) 主な事業所在地、特に米国(本社)、スイス、および香港に所在し、ハイアット全体をサポートする中央調達のサービスプロバイダー。

7             個人情報の更新とアクセス

わずかな例外を除き、従業員は、当社が保有している自分の個人情報について照会したい場合は、下記の第10条に記載された宛て先に、手紙またはEメールにて書面の要請を当社に送ることによって、問い合わせることができます。この要請には、氏名のほか、ハイアットにおける現在の(または最後の)役職名と勤務地を明記し、身分証明書類の写し(IDカードまたはパスポートなど)を添付してください。そうすることで当社は、あなたの身元およびあなたについて保有している個人情報を確認できるようになります。当社は、適用法の下で従業員に受理資格が与えられていないデータを開示しない可能性があります(例えば、他の個人についての情報を明かすデータなど)。従業員からの要請が短期間に連続して複数回あった場合、当社は、先に提供した回答を参照し著しく変更のあった項目のみを特定することによって、後の要請に回答する可能性があります。

従業員は、下記の第10条に記載された宛て先に、手紙またはEメールにて書面の要請を当社に送ることによって、当社が保有している自分の個人情報の修正、削除、処理停止、処理制限を要請できます。情報が不正確である、あるいは処理が停止されるべきであると当社が同意すれば、当社は、その情報を削除または修正します。個人情報が不正確であることに当社が同意しない場合、当社は、同意しない旨をあなたに連絡し、あなたがその個人情報を不正確だと見なしているという事実を関連ファイルに記録します。

最後に、従業員は、場合によっては特定の状況を理由に個人情報の処理に異議を唱えることができます。下記の第10条に記載された宛て先に、手紙またはEメールにて書面の要請を当社にお送りください。当社は、そのような異議申し立てに同意した場合、個人情報の処理を停止します。

8             個人情報の保護

当社が従業員から収集する個人情報は、当社および当社のサービスプロバイダーによって、物理的・電子的アクセス制御やファイヤーウォール技術、その他の合理的なセキュリティ対策の組み合わせを通じて保護されたデータベースに保存されます。ただし、これらのセキュリティ対策は、個人情報の紛失、誤用、改変のすべてを防止することはできず、当社は法が認める最大限の範囲まで、そうした状況に伴う損害賠償義務その他の責任を負いません。法が求める場合、当社は、あなたが自身の権利の正当な保護のために適切な行動を取れるよう、あなたに影響を与える可能性のある、個人情報の紛失、誤用、改変をあなたに通知します。

9             本ポリシーの変更

当社の事業は常に変化していることから、このポリシーも変更になる可能性があります。従業員の参考になるよう、このポリシーは、文書の最後に発効日を記載しています。

10          個人情報に対するアクセスの要請、質問、またはクレーム

このポリシーに関して、およびこのポリシーに記載されている個人情報の処理に関して質問がある場合、またはこのポリシーの運用に関する懸念またはクレームがある場合、あるいは当社が保有している自分の個人情報に対する権利の行使を(上記第7条に記載された手段で)要請したい場合は、以下の方法のいずれかで当社にご連絡ください。

·                    現行の従業員の場合は、担当のマネージャーまたは人事マネージャーにご連絡ください。

·                    採用候補者および元従業員の場合は、ハイアットのチーフ プライバシー オフィサー宛てにprivacy@hyatt.comまでご連絡ください。

従業員の意思によりクレームをさらに高いレベルに提出したい場合は、関係するホテルの支配人、そして最終的には、ハイアットのチーフ プライバシー オフィサー宛てに、Eメール(privacy@hyatt.com)で連絡することができます。

このポリシーは単独で契約上の権利を形成するものではありませんが、ハイアットでは、一部の国で個人情報に関する法的義務を果たすため、拘束力のある基準およびポリシー(国によっては拘束的企業準則と呼ばれています)を策定しており、数多くの国でプライバシー担当の規制当局から承認されています。この結果、従業員の所在地や状況によっては、その規制当局や裁判所を通して、これらの基準またはポリシーを使って従業員が自らのプライバシー権を行使できる可能性もあります。これらの基準およびポリシーについて詳しく知りたい方は、Eメール(privacy@hyatt.com)にて、ハイアットのチーフ プライバシー オフィサーまでご連絡ください。

従業員の個人情報へのアクセス要請はすべて、手紙またはEメールで書面にてお送りください。いただいた要請に対して、当社は、手紙、Eメール、その他の適切な手段のいずれかにて回答を差し上げることがあります。

 

発効日:2018年5月

 

このポリシーの英語版とその他の言語版との間に不一致が生じた場合、(適用法で認められる範囲内において)英語版を優先するものとします。