REGOLAMENTAZIONE GLOBALE IN MATERIA DI PRIVACY PER I DIPENDENTI

1Introduzione
Siamo impegnati a tutelare la riservatezza dei dati personali ricevuti concernenti i nostri potenziali, attuali ed ex impiegati (“voi” o “impiegati”) per ragioni di gestione, risorse umane e contabilità del personale.
2Ambito Applicativo del presente Regolamento
La presente Regolamentazione Globale in materia di Privacy per i Dipendenti (il “Regolamento”) concerne i dati personali dei dipendenti e la gestione di quei dati in ogni forma – sia orale, sia elettronica o scritta.
Il presente Regolamento concede efficacia all'impegno da parte di Hyatt di proteggere i suoi dati ed è stato adottato da tutte le entità legali separate le quali gestiscono, operano, affiliano, sono proprietarie e/o forniscono servizi ai vari Hyatt Hotels & Resorts™ (che sia marchiato “Hyatt™”, “Hyatt Regency™”, “Park Hyatt™”, “Grand Hyatt™”, “Andaz®”, “Hyatt Place™” o “Hyatt Summerfield Suites®”) o proprietà Hyatt Vacation Club™ nel mondo. Tali entità comprendono Hyatt Hotels Corporation e le sue dirette ed indirette controllate e tutte le separate e distinte entità legali proprietarie dei singoli Hyatt Hotels & Resorts e proprietà Hyatt Vacation Club nel mondo. Fare riferimento a “Hyatt”, “Noi” e “nostro” nel presente Regolamento, a seconda del contesto, collettivamente riferito a tali separate e distinte entità legali.
Ove rivelassimo i suoi dati personali in nostro possesso ai nostri partner commerciali affiliati, tali entità dovranno avere preliminarmente accettato di essere soggette al presente Regolamento con riferimento al trattamento da parte loro dei suoi dati personali.
Mentre il presente Regolamento intende descrivere la massima estensione applicativa delle attività globali di trattamento dei dati, tali attività di trattamento potrebbero essere maggiormente limitate in alcune giurisdizioni basate su leggi più restrittive. Ad esempio, le leggi di uno Stato in particolare potrebbero limitare la tipologia di dati che possiamo raccogliere o le modalità con le quali possiamo trattarli. In tali casi, provvediamo a modificare le nostre pratiche e politiche interne al fine di aderire ai requisiti imposti dalle leggi locali.
3Tipologia di dati personali che trattiamo
Il termine “dati personali” contenuto nel presente regolamento riferisce ad informazioni le quali la identificano o sono capaci di identificarla in qualità di persona. La tipologia di dati che possiamo trattare (i quali possono variare a seconda delle leggi applicabili in una giurisdizione e dalla natura delle mansioni o attività del lavoratore) includono:
  • nome, genere, indirizzo e numero di telefono dell'abitazione, data di nascita, status coniugale, contatti d'emergenza;
  • residenza e status legato al permesso di lavoro, status militare, nazionalità ed informazioni del passaporto;
  • codice fiscale o altro numero identificativo del contribuente, dettagli bancari;
  • dati relativi ad indennità di malattia, pensione, assicurazione o altri benefici (compresi il genere, l'età, la nazionalità e le informazioni del passaporto per ogni coniuge, minore o altri aventi diritto a carico e beneficiari);
  • data di assunzione, data(e) di promozione(i), esperienze lavorative, capacità tecniche, esperienze didattiche, certificazioni o abilitazioni professionali, capacità linguistiche, corsi di formazione frequentati;
  • altezza, peso e taglia del vestiario, fotografia, limitazioni di carattere fisico ed esigenze particolari;
  • registrazione delle assenze dal lavoro, diritto alle ferie e relative richieste, storia salariale ed aspettative, valutazione delle prestazioni, lettere di apprezzamento ed al valore, nonché disciplinari e relative a procedure di risoluzione delle vertenze (compreso l'accertamento della loro osservanza procedurale e l'esecutorietà dei regolamenti Hyatt);
  • ove permesso dalla legge e proporzionalmente, alla luce delle mansioni che un dipendente o potenziale tale è tenuto a svolgere, il risultato di verifiche storiche, criminali e sul credito, il risultato di test anti-droga ed alcol, indagini diagnostiche, certificazioni mediche, numero della patente di guida, registrazione del veicolo e certificazione storica sulla condotta di giuda;
  • dati necessari all'osservanza alle leggi, le richieste e le prescrizioni delle autorità deputate all'applicazione della legge o ordinanze del giudice (per es. prestazioni alimentari per minori ed informazioni debitorie);
  • riconoscimenti riguardanti i regolamenti Hyatt, comprese le politiche sul conflitto di interessi e/o l'etica nonché l'utilizzo del computer e delle altre risorse aziendali;
  • dati catturati dai sistemi di sicurezza, compresi CCTV e sistemi ad inserimento scheda;
  • messaggeria vocale, e-mail, corrispondenza ed altri prodotti per il lavoro nonché comunicazioni create , conservate o trasmesse da un dipendente il quale utilizzi mezzi di comunicazione o computer di Hyatt;
  • data di dimissioni o cessazione del rapporto di lavoro, motivazione delle dimissioni o della cessazione del rapporto, informazioni relative alla gestione della cassazione del rapporto di lavoro (per es. referenze).
La maggior parte dei dati da noi trattati consiste in informazioni da lei scientemente consegnate a noi. Ad ogni modo, in alcuni casi, trattiamo dati personali desunti sulla base di altre informazioni da lei a noi concesse o sulla base di un'interazione con lei o informazioni personali sul suo conto ricevute da terzi con il suo consenso.
Potrebbero verificarsi casi in cui i dati personali da lei forniti siano considerati “Dati Personali Sensibili” ai sensi delle leggi di alcuni paesi. Tali leggi definiscono“Dati Personali Sensibili” quei mezzi di informazione personale dai quali possiamo determinare o dedurre un'origine personale etnica o razziale, opinioni politiche, orientamenti religiosi o altri convincimenti di analoga natura, iscrizioni ad associazioni sindacali, condizioni di salute fisica o mentale, vita sessuale, o informazioni giudiziarie (comprese informazioni sulla commissione od asserita commissione di reati penali).
4Come trattiamo i dati personali
I dati personali relativi ai dipendenti sono trattati al fine di:
  • valutare le richieste di impiego;
  • gestire tutti gli aspetti relativi al rapporto di impiego con il personale, compresi, ma non limitatamente a, pagamento del salario, indennità, viaggi di lavoro ed altre spese rimborsabili, sviluppo e formazione, controllo delle assenze, valutazione delle prestazioni, procedimenti disciplinari e vertenze, nonché altre procedure amministrative e di risorse umane correlate;
  • implementare piani di sviluppo e successo del personale;
  • mantenere un registro delle malattie ed un programma di sanità occupazionale;
  • proteggere la difesa e la sicurezza degli ospiti Hyatt, dei dipendenti e della proprietà (compreso il controllo e l'agevolazione al monitoraggio di luoghi messi in sicurezza nonché le attività in cui si fa uso di computer Hyatt, comunicazioni ed altre risorse);
  • indagare e replicare a denunce contro Hyatt ed i propri ospiti;
  • condurre indagini sulle opinioni del personale e gestire programmi di riconoscimento per dipendenti;
  • gestire la cessazione del rapporto di impiego e fornire, nonché mantenere referenze;
  • mantenere contatti d'emergenza e dettagli dei beneficiari (ciò implica che Hyatt conservi i dati di coloro i quali sono da lei nominati a tale riguardo); e
  • osservare le leggi applicabili (per es. salute e sicurezza), comprese ordinanze giudiziali o amministrative concernenti singoli impiegati (per es., sequestri, pagamenti alimentari per minori).
Nei nostri hotel, nei pressi degli stessi ed in altre strutture sono operative Televisioni a Circuito Chiuso (CCTV) utilizzate per i seguenti scopi:
  • prevenire ed individuare crimini;
  • proteggere la salute e la sicurezza degli ospiti e del personale Hyatt;
  • gestire e proteggere la proprietà Hyatt, la proprietà degli ospiti ed altri visitatori Hyatt; e
  • al fine di assicurare la qualità.
Utilizziamo inoltre programmi ‘Secret Shopper’ o ‘Mystery Guest’ al fine di monitorare la qualità del nostro servizio clienti.
Monitoriamo l'uso di internet e le comunicazioni secondo il Regolamento per l'Uso delle Risorse Tecnologiche ed ogni altro accettabile regolamento di utilizzo che potrebbe sostituire, modificare o integrare, di volta in volta, il primo.
5Divulgazione dei suoi dati personali
    5.1Informazioni generali
    Al fine di adempiere allo scopo più sopra delineato, i suoi dati saranno divulgati per le suddette ragioni ai dipendenti dell'ufficio Risorse Umane, line manager, consulenti, consiglieri ed altre persone appropriate nei nostri hotel ed uffici.
    5.2I nostri Agenti, Fornitori e Prestatori di Servizi
    Come molte imprese, di tanto in tanto esternalizziamo l'elaborazione di certe funzioni e/o dati a terze parti. Presti attenzione al fatto che quando si candida ad una posizione online, potrebbe essere trasferito presso un sito appartenente ad un soggetto terzo al quale Hyatt ha affidato il trattamento dei suoi dati personali per proprio conto. Quando esternalizziamo il trattamento dei suoi dati personali a terze parti o affidiamo i suoi dati personali a terzi fornitori di servizi, obblighiamo tali terze parti a proteggere tali dati personali a mezzo di adeguate misure di sicurezza oltreché proibire alle stesse di trattarli per proprie finalità o di divulgarli ad altri.
    5.3Trasferimenti Societari
    Trovandoci in continuo sviluppo, il nostro gruppo potrebbe acquisire o vendere hotel e altri beni. Nell'ambito di tali operazioni, i dati del personale sono generalmente uno dei beni aziendali trasferiti e pertanto ci riserviamo il diritto di includere i suoi dati personali quali beni oggetto della transazione. Inoltre, nella denegata ipotesi in cui noi, o sostanzialmente tutti i nostri beni siano acquisiti, i dati relativi al personale potrebbero costituire uno dei beni trasferiti.
    5.4Requisiti legali
    Ci riserviamo il diritto di divulgare ogni dato personale a lei relativo nell'ipotesi in cui dovessimo essere costretti dall'Autorità Giudiziaria o da un'entità governativa o se riteniamo che sia necessario o auspicabile adempiere la legge o proteggere o difendere i nostri diritti o la nostra proprietà. Ci riserviamo inoltre il diritto di trattenere i dati conservati e di trattare tali informazioni al fine di adempiere alle regole e normative in materia contabile e fiscale.
6Attività Centralizzata di Trattamento dei Dati
Come la maggior parte delle aziende internazionali, abbiamo provveduto a centralizzare alcuni aspetti delle nostre attività di trattamento dei dati nonché l'amministrazione del personale, al fine di consentirci una migliore gestione aziendale. Tale centralizzazione potrebbe comportare il trasferimento di dati personali da un paese all'altro. Per esempio, i suoi dati personali saranno trasferiti e trattati negli Stati Uniti d'America se è impiegato o candidato per un impiego: (a) presso un qualunque affiliato Hyatt situato al di fuori degli Stati Uniti; o (b) in qualità di membro del comitato esecutivo, capo dipartimento o altro dipendente avente un ruolo chiave in una nostra entità o azienda alberghiera affiliata situata fuori dagli Stati Uniti.
Se lei è stato considerato per una posizione nell'ambito di un hotel Hyatt o di un'azienda alberghiera affiliata in uno Stato diverso, qualche dato personale a lei concernente sarà trasmesso presso il paese in cui la posizione lavorativa di cui trattasi è situata. Dati personali a lei concernenti potrebbero inoltre essere trasmessi a manager e/o personale delle risorse umane presso gli affiliati Hyatt in altre località al fine di consentire a questi ultimi di contattarla con riferimento alla candidatura per una diversa posizione lavorativa. Avrà l'opportunità di escludere tale opzione nel formulario di candidatura. Le giurisdizioni presso le quali i suoi dati saranno trattati potrebbero o meno prevedere leggi in materia di conservazione dei dati personali. Comunque, quando i suoi dati personali sono trasmessi all'interno del gruppo Hyatt, tali dati saranno trattati in ossequio ai termini e condizioni di cui al presente regolamento.
7Aggiornamento ed Accesso ai Suoi Dati Personali
Salvo qualche limitata eccezione, potrà richiedere informazioni in merito ai dati che conserviamo a suo riguardo inviandoci una richiesta scritta via posta tradizionale o elettronica all'indirizzo indicato nella sezione 9 di seguito. La preghiamo di assicurarsi di includere il suo intero nome, attuale (o ultima) mansione lavorativa e luogo di impiego con Hyatt affinché possiamo accertare la sua identità e le informazioni personali in nostro possesso. Potremmo non divulgare dati che non è autorizzato a ricevere ai sensi delle leggi applicabili (per es. dati dai quali si rivelino informazioni circa altri soggetti).
Ci riserviamo il diritto di applicarle una commissione, se permesso dalle leggi applicabili, generalmente nei limiti di $20, per l'elaborazione di tale richiesta. Se lei effettua più di una richiesta in rapida successione, potremmo rispondere ad una sua richiesta successiva richiamando una risposta precedente ed identificando esclusivamente le voci che hanno subito materialmente una modifica.
Può richiedere che siano da noi corrette o che sia interrotto il trattamento di dati personali che conserviamo a suo riguardo inviandoci una richiesta scritta via posta tradizionale o elettronica all'indirizzo indicato nella sezione 9. Ove ritenessimo le informazioni errate o che l'elaborazione dei dati debba essere interrotta, cancelleremo o correggeremo le informazioni. Se non riteniamo che le informazioni siano errate, registreremo, comunque, nel relativo fascicolo(i), la circostanza che lei considera tali informazioni errate.
8Modifiche al Regolamento
Così come la nostra attività è soggetta a costanti cambiamenti, il presente regolamento potrà essere soggetto ad eventuali modifiche. Al fine di assisterla, il presente regolamento è datato e possiede un numero associato alla medesima versione alla fine del documento.
9Richiesta di accesso ai dati personali / Domande o Lamentele
Se ha domande circa il presente regolamento, o qualunque dubbio o lamentela con riferimento alla gestione del regolamento stesso, o se intende inoltrare una richiesta (di cui al contenuto descritto nella suddetta sezione 7 per accedere ai suoi dati personali in nostro possesso, la preghiamo di contattarci in qualunque dei seguenti modi:
  • per dipendenti attuali, contattando il suo line manager o il suo direttore delle risorse umane; e
  • per candidati ed ex impiegati, contattando il Coordinatore Candidature Hyatt presso Privacy.ApplicantCoordinator@hyatt.com.
Per lamentele, è facoltà del dipendente attivare i livelli superiori, la richiesta può essere formalizzata al General Manager dell'Hotel ed infine al Responsabile Capo per la Privacy.
In aggiunta all'impegno assunto con il presente regolamento, Hyatt ha inoltre assicurato l'osservanza di alcune proprie obbligazioni legali in alcuni paesi relative al trattamento dei dati personali creando una serie di norme e standard vincolanti (meglio note in alcuni paesi come Norme Vincolanti d'Impresa), approvate da una serie di Autorità Nazionali Garanti per la Privacy. Pertanto, a seconda delle sue circostanze e dislocazione territoriale, potrebbe avere diritto ad avvalersi delle tutele in materia di privacy fruendo di tali standard e norme per tramite dell'Autorità Garante o Giudiziale. Ove gradisca avere maggiori informazioni in merito a tali standard ed obblighi la preghiamo di contattare l'Ufficiale Capo per la Privacy inviando un email a privacy@hyatt.com.
Come sopra indicato, tutte le richieste finalizzate all'accesso ai suoi dati personali devono essere sottoposte per iscritto.
Data di entrata in vigore: 1 ottobre 2009