DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ MONDIALE POUR LES EMPLOYÉS

1Introduction
Nous nous engageons à préserver la confidentialité des informations personnelles que nous recueillons concernant nos employés potentiels, actuels et anciens (ci-après dénommés «vous» ou «employés») pour la gestion, le service des ressources humaines et l'établissement des feuilles de paie.
2Application de la présente Déclaration de confidentialité
La présente Déclaration de confidentialité mondiale pour les employés (ci-après dénommée la « Déclaration ») s'applique aux informations personnelles des employés et à la gestion desdites informations personnelles, de quelque forme que ce soit : orale, électronique ou écrite.
La présente Déclaration met en application l'engagement de Hyatt à protéger vos informations et a été adoptée par toutes les entités légales séparées et distinctes qui gèrent, exploitent, franchisent, détiennent et/ou fournissent des services aux divers établissements Hyatt Hotels & Resorts (sous l'enseigne « Hyatt », « Hyatt Regency », « Park Hyatt », « Grand Hyatt », « Andaz », « Hyatt Place » ou « Hyatt Summerfield Suites ») ou Hyatt Vacation Club à travers le monde. Ces entités comprennent la Hyatt Hotels Corporation et ses filiales directes et indirectes, ainsi que toutes les entités légales séparées et distinctes qui détiennent des établissements Hyatt Hotels & Resorts et Hyatt Vacation Club dans le monde entier. Les références faites aux termes « Hyatt », « nous », « notre » et « nos » dans l'ensemble de la présente Déclaration, selon le contexte, se rapportent collectivement à ces entités légales séparées et distinctes.
Si nous divulguons les informations personnelles que nous conservons vous concernant à d'autres de nos entreprises hôtelières affiliées, ces entités doivent d'abord accepter d'être liées par la présente Déclaration quant au traitement de vos informations personnelles.
Bien que la présente Déclaration vise à décrire de façon la plus étendue possible nos activités de traitement des informations, il est possible que ces activités de traitement soient plus restreintes dans certaines juridictions, selon les restrictions imposées par leur loi applicable. Par exemple, la loi d'un pays donné peut limiter les types d'informations personnelles que nous pouvons recueillir ou notre façon de traiter ces informations. Dans ce cas, nous adaptons nos politiques et pratiques internes pour nous conformer aux exigences de la loi locale.
3Les types d'informations personnelles que nous traitons
Le terme « informations personnelles» utilisé dans la présente Déclaration se rapporte aux informations qui permettent de vous identifier ou vous identifient en tant qu'individu. Les types d'informations personnelles que nous traitons (et qui peuvent différer selon les juridictions conformément à la loi applicable et selon le poste et les responsabilités de l'employé) comprennent:
  • le nom, le sexe, l'adresse et le numéro de téléphone du domicile, la date de naissance, le statut matrimonial, les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence;
  • le statut de résident, le statut du permis de travail, le statut militaire, la nationalité et les informations sur le passeport;
  • le numéro de sécurité sociale ou tout autre numéro d'identification fiscale, les informations bancaires;
  • les indemnités de maladies, les prestations de retraite, le contrat d'assurance et des informations sur d'autres avantages sociaux (notamment le sexe, l'âge, la nationalité et les informations sur le passeport du conjoint, des enfants mineurs et des autres personnes à charge et bénéficiaires);
  • la date d'embauche, la ou les date(s) de la ou des promotion(s), les états de service, les compétences techniques, la formation scolaire, les certifications et inscriptions professionnelles, les langues pratiquées, les cours de formation suivis;
  • la taille, le poids et la taille de vêtements, des photographies, les limitations physiques et les besoins spéciaux;
  • le nombre d'absences enregistrées au travail, le droit aux vacances et les demandes de vacances, les antécédents salariaux et attentes en matière de salaire, les évaluations des performances, les lettres d'appréciation et de recommandation et les procédures disciplinaires et procédures de griefs (y compris la surveillance du respect et de l'application des politiques de Hyatt);
  • lorsque la loi l'autorise, et de façon proportionnée au regard de la fonction que doit mener à bien un employé ou un employé potentiel, les résultats de vérifications de la solvabilité et des antécédents criminels, les résultats de tests de dépistage de drogue ou d'alcool, les examens de dépistage, les certificats médicaux, le numéro du permis de conduire, l'immatriculation du véhicule et les antécédents de conduite;
  • les informations requises pour se conformer aux lois, aux demandes et ordonnances des organismes chargés de l'application de la loi ou aux injonctions (par exemple, en ce qui concerne une pension alimentaire ou le règlement d'une dette);
  • les reconnaissances relatives aux politiques de Hyatt, y compris les politiques en matière d'éthique et de conflit d'intérêts ainsi que les politiques en matière d'utilisation des outils informatiques et des autres ressources de l'entreprise;
  • les informations enregistrées sur les systèmes de sécurité, y compris sur les systèmes de vidéosurveillance et d'entrée avec carte-clé;
  • les messages vocaux, e-mails, correspondances et tout autre produit ou communication créé dans le cadre du travail, stocké ou transmis par un employé à l'aide d'un équipement informatique ou de communication de Hyatt;
  • la date de démission ou de licenciement, le motif de la démission ou du licenciement, les informations relatives à la gestion du licenciement (par exemple, les références).
La plupart des informations personnelles que nous traitons sont des informations que vous nous avez fournies en connaissance de cause. Cependant, dans certains cas, nous traitons des informations personnelles que nous avons pu déduire à votre sujet d'après d'autres informations que vous nous avez fournies ou d'après les échanges que nous avons eus avec vous, ou des informations personnelles vous concernant que nous avons reçues d'une tierce partie et à votre connaissance.
Dans certains cas, il est possible que les informations personnelles que vous nous fournissez soient considérées comme des «Informations personnelles sensibles» par les lois de certains pays en matière de protection de la vie privée. Selon ces lois, les «Informations personnelles sensibles» sont des informations personnelles permettant de déterminer ou de deviner l'origine raciale ou ethnique d'un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances de nature semblable, son adhésion à un syndicat, son état de santé mental ou physique, sa vie sexuelle ou des données judiciaires (y compris des informations concernant la perpétration ou la prétendue perpétration d'une infraction criminelle).
4Comment nous utilisons vos informations personnelles
Nous utilisons les informations personnelles concernant nos employés pour :
  • évaluer les candidatures à un emploi ;
  • gérer tous les aspects de la relation de travail d'un employé, y compris, sans toutefois s'y limiter, sa feuille de paie, ses avantages sociaux, ses voyages d'affaires et autres dépenses remboursables, son perfectionnement et sa formation, le contrôle de ses absences, l'évaluation de sa performance, les procédures disciplinaires et procédures de griefs et les autres procédures relatives aux ressources humaines et à l'administration générale ;
  • accroître la main-d'oeuvre et élaborer des plans de relève ;
  • consigner les arrêts maladie et mettre en place des programmes de santé au travail ;
  • protéger la sûreté et la sécurité des clients, du personnel et des biens de Hyatt (notamment en contrôlant et facilitant l'accès aux sites sécurisés, en surveillant les allées et venues dans les sites sécurisés et en contrôlant les opérations réalisées à l'aide des ordinateurs, équipements de communication et autres ressources de Hyatt) ;
  • mener des investigations et donner suite à des plaintes déposées contre Hyatt et ses clients ;
  • mener des sondages d'opinion auprès de nos employés et administrer les programmes de reconnaissance pour les employés ;
  • gérer les cessations d'emploi et fournir et conserver les références ;
  • consigner les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence et des bénéficiaires (ce qui implique que Hyatt conserve des informations sur les personnes que vous avez nommées à cet égard) ; et
  • se conformer aux lois applicables (par exemple, en matière de santé et de sécurité), y compris les ordonnances judiciaires ou administratives concernant certains employés (par exemple, les saisies-arrêts et versements de pensions alimentaires).
Des caméras de vidéosurveillance fonctionnent dans l'enceinte et autour de nos hôtels et d'autres sites et sont utilisées aux fins suivantes :
  • afin de prévenir et déceler les délits ;
  • afin de protéger la santé et la sécurité des clients et du personnel de Hyatt ;
  • afin de gérer et protéger les biens de Hyatt et les biens des clients et visiteurs de Hyatt ; et
  • à des fins d'assurance de la qualité.
Nous utilisons également les programmes « Secret Shopper » ou « Mystery Guest » afin de surveiller la qualité de notre service clientèle.
Nous surveillons l'utilisation d'Internet et les communications conformément à la Politique relative à l'utilisation des ressources technologiques et à toutes les autres politiques d'utilisation acceptables pouvant remplacer, modifier ou compléter cette politique à tout moment.
5Divulgation de vos informations personnelles
    5.1Généralités
    Afin de mener à bien les objectifs cités ci-avant, vos informations seront divulguées aux fins exposées ci-avant au personnel des ressources humaines, aux supérieurs hiérarchiques, aux consultants, conseillers et à toute autre personne compétente au sein de nos hôtels et de nos bureaux.
    5.2Nos agents, prestataires de services et fournisseurs
    Comme de nombreuses entreprises, il arrive que nous sous-traitions le traitement de certaines fonctions et/ou informations à des tierces parties. Veuillez noter que, lorsque vous postulez à un emploi au sein de Hyatt en ligne, vous pouvez être redirigé(e) vers le site d'une tierce partie avec laquelle Hyatt a établi un contrat pour qu'elle traite vos informations personnelles pour notre compte. Lorsque nous sous-traitons le traitement de vos informations personnelles à des tierces parties ou que nous transmettons vos informations personnelles à des prestataires de services tiers, nous obligeons ces tierces parties à protéger vos informations personnelles à l'aide de mesures de sécurité appropriées et leur interdisons d'utiliser vos informations personnelles à leurs propres fins ou de divulguer vos informations personnelles.
    5.3Cessions d’établissements
    Étant donné que notre société est en développement constant, nous pouvons acheter ou vendre des hôtels et d'autres actifs. Dans le cadre de telles transactions, les informations relatives à nos employés font généralement partie des actifs de l'entreprise qui sont cédés et nous nous réservons le droit d'inclure vos informations personnelles dans l'actif concerné par une telle cession. De plus, s’il arrivait que nous – ou la majorité de nos actifs – soyons rachetés, les informations relatives à nos employés pourraient constituer l’un des actifs cédés.
    5.4Conditions légales
    Nous nous réservons le droit de divulguer toutes les informations personnelles dont nous disposons à votre sujet si nous sommes contraints de le faire par injonction ou si un organisme gouvernemental nous demande de le faire, ou si nous déterminons qu'une telle mesure est nécessaire ou souhaitable pour nous conformer à la loi ou pour protéger ou défendre nos droits ou nos biens. Nous nous réservons également le droit de conserver les informations recueillies et de les traiter afin de nous conformer aux lois et réglementations en matière de comptabilité et de fiscalité.
6Activités de traitement des données centralisées
Comme la plupart des multinationales, nous avons centralisé certains aspects du traitement de nos données et de l'administration des ressources humaines afin de nous permettre de gérer au mieux notre entreprise. Cette centralisation peut entraîner le transfert de vos informations personnelles d'un pays à un autre. Par exemple, vos informations personnelles seront transférées et traitées aux États-Unis si vous êtes employé, ou si vous êtes candidat à un emploi : (a) au sein d'une société affiliée de Hyatt basée en dehors des États-Unis ; ou (b) en tant que membre du conseil de direction, chef de service ou employé à une autre fonction clé au sein de l'une de nos entités ou entreprises hôtelières affiliées basées en dehors des États-Unis.
Si votre candidature au sein d'un hôtel Hyatt ou d'une entreprise hôtelière affiliée basé(e) dans un autre pays est examinée, certaines informations personnelles vous concernant seront transférées vers le pays où se trouve le poste vacant. Des informations personnelles vous concernant pourront également être transmises aux directeurs et/ou au personnel des ressources humaines des Sociétés affiliées de Hyatt basées dans d'autres pays afin qu'ils puissent vous contacter dans le cadre d'une candidature à un autre poste. Vous aurez la possibilité de choisir de ne pas être contacté(e) par ce moyen sur le formulaire de candidature. Les juridictions dans lesquelles ces informations seront transférées peuvent disposer ou non de lois visant à préserver la confidentialité des informations personnelles. Toutefois, chaque fois que vos informations personnelles seront transférées au sein de Hyatt, elles seront traitées conformément aux modalités et conditions de la présente Déclaration.
7   Mise à jour ou consultation de vos informations personnelles
Sauf quelques rares exceptions, vous pouvez demander à connaître les informations personnelles que nous conservons vous concernant en nous envoyant une demande écrite par lettre ou par e-mail aux adresses indiquées dans la Section 9 ci-après. Assurez-vous de bien indiquer votre nom complet, l'intitulé de votre poste actuel (ou de votre ancien poste) et le lieu de travail au sein de Hyatt, afin que nous puissions déterminer votre identité ainsi que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous ne pouvons pas divulguer les données que vous n'êtes pas en droit de recevoir conformément aux lois applicables (par exemple, des données révélant des renseignements sur un autre individu).
Nous nous réservons le droit de vous facturer le traitement d'une telle demande, lorsque la loi applicable le permet, à un tarif qui est généralement de l'ordre de 20 dollars. Lorsque vous nous adressez plusieurs demandes à court intervalle, nous pouvons répondre à la demande suivante en faisant référence à notre réponse précédente et en identifiant seulement les éléments qui ont changé sensiblement.
Vous pouvez nous demander de rectifier ou de cesser de traiter les informations personnelles que nous détenons à votre sujet en nous envoyant une lettre ou un e-mail à l'adresse indiquée dans la Section 9 ci-après. Si nous reconnaissons que ces informations ne sont pas correctes ou que nous devons en cesser le traitement, nous effacerons ou rectifierons ces informations. Si nous ne reconnaissons pas que ces informations ne sont pas correctes, nous consignerons néanmoins le fait que vous considérez que ces informations ne sont pas correctes dans le(s) fichier(s) concerné(s).
8Modifications apportées à la Déclaration
Tout comme notre société est en constante évolution, la présente Déclaration est également susceptible de changer. Afin de vous aider, la présente Déclaration est datée et possède un numéro de version indiqué à la fin de ce document.
9 Demande d'accès aux informations personnelles / Questions ou réclamations
Si vous avez des questions au sujet de la présente Déclaration, si vous voulez nous faire part de préoccupations ou réclamations eu égard à l'application de la présente Déclaration, ou si vous souhaitez soumettre une demande (selon la procédure décrite dans la Section 7 ci-avant) afin d'accéder aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet, veuillez nous contacter par l'un des moyens suivants :
  • pour les employés actuels, en contactant votre supérieur hiérarchique ou votre responsable des ressources humaines ; et
  • pour les candidats et anciens employés, en contactant le coordinateur des candidatures de Hyatt (Hyatt Application Coordinator) à l'adresse Privacy.ApplicantCoordinator@hyatt.com.
Les employés peuvent choisir de porter les réclamations devant le directeur général de l'hôtel concerné et, en dernier lieu, devant le responsable de la confidentialité.
Outre ses engagements exposés dans la présente Déclaration, Hyatt s'est également assurée de se conformer à certaines de ses obligations légales dans certains pays relativement aux informations personnelles, en créant un ensemble de Normes et Politiques contraignantes (connues dans certains pays sous le nom de règles d'entreprise contraignantes), approuvées par un certain nombre d'organismes nationaux de régulation en matière de confidentialité. Par conséquent, selon les circonstances et votre lieu de travail, vous pouvez faire valoir vos droits à la confidentialité en utilisant ces Normes et Politiques via l'organisme de régulation ou le tribunal compétent. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces normes et engagements, veuillez contacter le responsable de la confidentialité en lui en envoyant un e-mail à l'adresse privacy@hyatt.com.
Comme exposé ci-avant, toutes les demandes d'accès aux informations personnelles doivent être soumises par écrit.
Date d’entrée en vigueur : le 1er octobre 2009