POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES SALARIÉS

1. Introduction

Nous nous engageons à préserver la confidentialité des informations personnelles que nous recueillons concernant nos employés potentiels, actuels et anciens (ci-après dénommés « vous » ou « employés ») pour la gestion, le service des ressources humaines et l’établissement des feuilles de paie.

En tant que salarié (ou salarié potentiel) de Hyatt, vous comprenez et reconnaissez que nous recueillons, utilisons et divulguons vos informations personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité pour les Salariés (ci-après dénommée « La Politique »).

2. Application de la présente Politique

La présente Politique s’applique aux informations personnelles des salariés et à l’utilisation, desdites informations personnelles, qu’elle se fasse sous forme, orale, électronique et/ou écrite. La présente Politique est applicable sauf lorsque vous êtes soumis à la Politique de confidentialité spécifique d’un pays/d’une région en raison de votre nationalité/lieu de résidence, ou si le Site Hyatt (tel qu’il est défini ci-dessous) se situe dans ledit pays/ladite région.

La présente Politique concrétise l’engagement pris par Hyatt de protéger vos informations personnelles, ayant été adoptée par toutes les personnes morales séparées et distinctes qui gèrent, exploitent, détiennent une franchise, possèdent et/ou fournissent des services aux sites menant leur activité dans le monde entier sous l’autorité des marques suivantes, ou en collaboration avec elles Hyatt®”, Park Hyatt®, Miraval®, exhale®, Grand Hyatt®, Hyatt Regency®, Andaz®, Hyatt Centric®, The Unbound Collection by Hyatt®, Hyatt Place®, Hyatt House®, Hyatt Zivaä, Hyatt Zilaraä ou Hyatt Residence Club® y compris les sites ayant leurs propres marques et qui sont affiliés à Hyatt (dénommés individuellement « Site Hyatt ») and collectivement, les « Sites Hyatt »). Ces entités comprennent Hyatt Hotels Corporation et ses filiales directes et indirectes, ainsi que toutes les personnes morales séparées et distinctes qui détiennent des Sites Hyatt Hotels individuels dans le monde entier. Les références faites aux termes « Hyatt », « nous », « notre » et « nos » dans l’ensemble de la présente Politique, selon le contexte, se rapportent collectivement à ces entités légales séparées et distinctes, y compris à l’entité avec laquelle vous avez ou pouvez avoir une relation employeur-employé.

Vos informations personnelles seront traitées par l’entité avec laquelle vous avez ou pouvez avoir une relation employeur-salarié pour les besoins énoncés dans la Section 4 ci-après. Il se peut que vos informations personnelles soient divulguées à d’autres entités listées ci-dessus aux fins administratives des ressources humaines.

Bien que la présente Politique vise à décrire de façon la plus étendue possible nos activités de traitement des informations personnelles, il est possible que ces activités de traitement soient plus restreintes dans certaines juridictions, selon les restrictions imposées par leur législation en vigueur. Par exemple, la législation d’un pays donné peut limiter les types d’informations personnelles que nous pouvons recueillir ou notre façon de traiter ces informations personnelles. Dans ce cas, nous adaptons nos politiques et pratiques internes pour nous conformer aux exigences de la législation locale.

En acceptant cette Politique et dans la mesure autorisée par la législation locale dans certaines juridictions, vous donnez votre consentement exprès et écrit au traitement de toute information personnelle que vous fournissez à Hyatt considérée comme une Information personnelle sensible (comme indiqué dans la Section 3) ou considérée comme une information financière.

3. Les types d’informations personnelles que nous traitons

Le terme « informations personnelles » utilisé dans la présente Politique se rapporte aux informations qui permettent de vous identifier ou qui vous identifient en tant qu’individu. Les types d’informations personnelles que nous traitons (et qui peuvent différer selon les juridictions conformément à la loi en vigueur et selon le poste et les responsabilités de l’employé) comprennent :

  • le nom, le sexe, les coordonnées personnelles, la date de naissance, la photo, la race, la situation maritale, les contacts en cas d’urgence ;
  • le statut de résident, le statut du permis de travail, le statut militaire, la nationalité et les informations sur le passeport ;
  • le numéro de sécurité sociale ou tout autre numéro d’identification fiscale, les informations bancaires ;
  • les indemnités de maladies, les prestations de retraite, le contrat d’assurance et des informations sur d’autres avantages sociaux (notamment le sexe, l’âge, la nationalité et les informations sur le passeport du conjoint, des enfants mineurs et des autres personnes à charge et bénéficiaires) ;
  • la date d’embauche, la ou les date(s) de la ou des promotion(s), les états de service, les compétences techniques, la formation scolaire, les certifications et inscriptions professionnelles, les langues pratiquées, les cours de formation suivis ;
  • la taille, le poids et la taille de vêtements, les photographies, les limitations physiques et les besoins spéciaux ;
  • le nombre d’absences enregistrées au travail, le droit aux vacances et les demandes de vacances, les antécédents salariaux et attentes en matière de salaire, les évaluations des performances, les lettres d’appréciation et de recommandation et les procédures disciplinaires et procédures de griefs (y compris la surveillance du respect et de l’application des politiques de Hyatt) ;
  • lorsque la loi l’autorise, et de façon proportionnée au regard de la fonction que doit mener à bien un employé ou un employé potentiel, les résultats de vérifications de la solvabilité et des antécédents criminels, les résultats de tests de dépistage de drogue ou d’alcool, les examens de dépistage, les certificats médicaux, le numéro du permis de conduire, l’immatriculation d’un véhicule et les antécédents de conduite ;
  • les programmes de bien-être, (y compris toutes informations concernant un époux/une épouse, un enfant mineur ou toute autre personne à charge ou tout bénéficiaire ayant choisi de participer au programme de bien-être) ;
  • les informations requises pour se conformer aux lois, aux demandes et ordonnances des organismes chargés de l’application de la loi ou aux injonctions (par exemple, en ce qui concerne une pension alimentaire ou le règlement d’une dette) ;
  • les reconnaissances relatives aux politiques de Hyatt, y compris les politiques relatives à l’éthique et aux conflits d’intérêts, ainsi que les politiques relatives à l’utilisation des outils informatiques et des autres ressources de l’entreprise ;
  • les informations recueillies par le biais des systèmes de sécurité, y compris la vidéosurveillance (dénommée « V.S. ») et les systèmes de cartes d’entrée et autres systèmes et technologies de sécurité, dans la mesure où la loi en vigueur l’autorise, y compris, dans certaines juridictions, les données biométriques et de reconnaissance faciale ;
  • les messages vocaux, e-mails, correspondances et tout autre produit ou communication créé dans le cadre du travail, stocké ou transmis par un employé à l’aide d’un équipement informatique ou de communication de Hyatt ;
  • la date de démission ou de licenciement, le motif de la démission ou du licenciement, les informations relatives à la gestion du licenciement (par exemple, les références) ; et
  • toutes autres informations jugées utiles pour répondre aux objectifs de Hyatt.

La plupart des informations personnelles que nous traitons sont des informations que vous nous avez fournies en connaissance de cause. Cependant, dans d’autres cas, nous traitons des informations personnelles que nous avons pu déduire à votre sujet en nous basant sur d’autres informations que vous nous avez fournies ou durant les échanges que nous avons eus avec vous, ou sur des informations personnelles vous concernant que nous avons reçues d’une tierce partie (comme une agence de recrutement ou un prestataire de service chargé de la vérification de vos antécédents) en ayant recours à un processus que nous vous avons expliqué.

Dans certains cas, il est possible que les informations personnelles que vous nous fournissez ou que nous recueillons soient considérées comme des informations personnelles sensibles par les lois de certains pays en matière de protection de la vie privée. Selon ces lois, les « Informations personnelles sensibles » sont des informations personnelles permettant de déterminer ou de deviner l’origine raciale ou ethnique d’un individu, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou autres croyances similaires, son adhésion à un syndicat ou à une organisation professionnelle, son état de santé ou éventuelle maladie mentale ou physique, ses données génétiques, ses données biométriques, sa vie sexuelle ou son orientation sexuelle. Dans certains cas très rares, les données financières peuvent faire partie des Informations personnelles sensibles là où vous vous trouvez. Nous traitons les informations personnelles sensibles dans votre juridiction uniquement si, et dans la mesure où, la législation en vigueur l’autorise.

Sauf mention contraire, toutes les informations personnelles que nous vous demandons sont obligatoires. Si vous ne nous fournissez pas et/ou ne nous autorisez pas à traiter toutes vos informations personnelles comme il vous l’a été demandé, nous ne pourrons pas conserver l’intégralité des informations vous concernant, ce qui entraverait donc notre capacité à atteindre les objectifs exposés en Section 4 ci-dessous.

4. Comment nous utilisons vos informations personnelles

En fonction du pays et de la législation en vigueur, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des informations personnelles concernant des employés pour :

  • évaluer les candidatures à un emploi ;
  • gérer tous les aspects de la relation de travail d’un salarié, y compris, sans toutefois s’y limiter, sa feuille de paie, ses avantages sociaux, ses voyages d’affaires et autres dépenses remboursables, son perfectionnement et sa formation, le contrôle de ses absences, l’évaluation de sa performance, les procédures disciplinaires et procédures de doléances ;
  • exécuter des procédures générales administratives, analytiques et de ressources humaines ;
  • élaborer des projets relatifs aux personnels et à la succession ;
  • consigner les arrêts maladie et mettre en place des programmes de santé au travail ;
  • protéger la sûreté et la sécurité des clients, du personnel et des biens de Hyatt (notamment en contrôlant et facilitant l’accès aux sites sécurisés, en surveillant les activités menées sur les sites sécurisés et en contrôlant les opérations réalisées à l’aide des ordinateurs, équipements de communication et autres ressources de Hyatt) ;
  • mener des investigations et donner suite à des plaintes déposées contre Hyatt, ses employés et ses clients ;
  • mener des sondages d’opinion auprès de nos salariés et administrer les programmes de reconnaissance pour les employés ;
  • gérer les cessations d’emploi, fournir et conserver les références ;
  • consigner les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et des bénéficiaires (ce qui implique que Hyatt conserve des informations sur les personnes que vous avez nommées à cet égard) ; et
  • se conformer aux lois en vigueur (par exemple, en matière de santé et de sécurité), y compris les ordonnances judiciaires ou administratives concernant certains salariés (par exemple, les saisies-arrêts et versements de pensions alimentaires).

Des caméras de vidéosurveillance fonctionnent dans l’enceinte et autour de nos hôtels et d’autres sites et peuvent être utilisées aux fins suivantes, en fonction du pays et de la législation en vigueur :

  • afin de prévenir et déceler les délits ;
  • afin de protéger la santé et la sécurité des clients et du personnel de Hyatt ;
  • afin de gérer et protéger les biens de Hyatt et les biens des employés, clients et visiteurs de Hyatt ; et
  • à des fins d’assurance qualité, dans la mesure où la législation en vigueur l’autorise.
  • Nous pouvons également utiliser les programmes « Secret Shopper » ou « Mystery Guest » afin de surveiller la qualité de notre service client.

Nous pouvons surveiller l’utilisation d’Internet et les communications conformément à la législation en vigueur et à la Politique de Hyatt relative à l’utilisation acceptable des informations et ressources technologiques et à toutes les autres politiques d’utilisation acceptables pouvant remplacer, modifier ou compléter cette Politique à tout moment.

Nous pouvons conserver certaines informations personnelles de nos employés une fois leur contrat terminé en vue d’aspects résiduels des objectifs exposés ci-dessus. Nous ne conserverons pas lesdites informations personnelles au-delà de la durée nécessaire et en aucun cas au-delà du délai permis par la Politique de gestion des enregistrements de Hyatt et par la législation en vigueur.

5. Divulgation de vos informations personnelles

5.1 Généralités

Afin de mener à bien les objectifs exposés ci-dessus, les informations vous concernant seront divulguées, aux fins exposées ci-dessus, au personnel des ressources humaines, aux supérieurs hiérarchiques, aux consultants, conseillers et à toute autre personne appropriée au sein de nos hôtels et de nos Sites Hyatt.

5.2 Nos agents, prestataires de services et fournisseurs

Comme de nombreuses entreprises, il arrive que nous sous-traitions le traitement de certaines fonctions et/ou informations à des tierces parties. Veuillez noter que, lorsque vous postulez en ligne à un emploi au sein de Hyatt, vous pouvez être redirigé(e) vers le site Internet d’une tierce partie avec laquelle Hyatt a établi un contrat pour qu’elle traite vos informations personnelles pour notre compte. Lorsque nous sous-traitons le traitement de vos informations personnelles à des tierces parties ou que nous transmettons vos informations personnelles à des prestataires de services tiers, nous obligeons ces tierces parties à protéger vos informations personnelles conformément aux modalités et conditions de la présente Politique, à l’aide de mesures de sécurité appropriées

5.3 Cessions d’établissements

Étant donné que notre société est en développement constant, nous pouvons acheter ou vendre des hôtels et d’autres actifs. Dans le cadre de telles transactions, les informations relatives à nos employés font généralement partie des actifs de l’entreprise qui sont cédés et nous pouvons inclure vos informations personnelles dans l’actif concerné par une telle cession. De plus, s’il arrivait que nous – ou la majorité de nos actifs – soyons rachetés, les informations relatives à nos employés pourraient constituer l’un des actifs cédés.

5.4 Conditions légales

Nous nous réservons le droit de divulguer toutes les informations personnelles dont nous disposons à votre sujet si nous sommes contraints de le faire par injonction ou si un organisme gouvernemental nous demande légalement de le faire, ou si nous déterminons qu’une telle mesure est nécessaire ou souhaitable pour nous conformer à la loi ou pour protéger ou défendre nos droits ou nos biens conformément à la législation en vigueur. Nous nous réservons également le droit de conserver les informations personnelles recueillies et de les traiter afin de nous conformer aux règles et réglementations en matière de comptabilité et de fiscalité et aux lois en vigueur en matière de conservation des données.

6. Les Transferts d’Informations personnelles à l’international

Comme la plupart des multinationales, nous avons centralisé certains aspects du traitement de nos données et de l’administration des ressources humaines, conformément à la législation en vigueur, afin de nous permettre de gérer au mieux notre entreprise. Cette centralisation peut entraîner le transfert de vos informations personnelles d’un pays à un autre. Par exemple, des informations personnelles vous concernant seront transférées et traitées aux États-Unis si vous êtes employé, ou si vous êtes candidat à un emploi : (a) au sein d’une société affiliée de Hyatt basée en dehors des États-Unis ; ou (b) en tant que membre du conseil de direction, chef de service ou employé à une autre fonction clé au sein de l’une de nos entités ou entreprises hôtelières affiliées basées en dehors des États-Unis.

Si votre candidature à un poste dans un hôtel Hyatt ou dans une entreprise hôtelière affiliée basés dans un autre pays est examinée, certaines informations personnelles vous concernant seront transférées vers le pays où se trouve le poste vacant. Avec votre accord, les informations personnelles vous concernant pourront également être transmises aux directeurs et/ou au personnel des ressources humaines des Sociétés affiliées de Hyatt basées sur d’autres sites, conformément aux lois en vigueur, afin qu’ils puissent vous contacter au sujet d’une candidature à un autre poste. Les juridictions dans lesquelles ces informations seront transférées peuvent disposer ou non de lois visant à préserver la confidentialité des informations personnelles.

Toutefois, chaque fois que vos informations personnelles seront transférées au sein de Hyatt, elles seront traitées conformément aux règles en vigueur de Hyatt (voir Section 10 ci-dessous), aux modalités et conditions de la présente Politique et aux lois en vigueur. Une liste énumérant les sites Hyatt vers lesquels vos informations personnelles sont susceptibles d’être transférées ainsi que les juridictions auxquelles ces entités appartiennent est disponible en cliquant « Tous » sur le site Internet : https://www.hyatt.com/explore-hotels.

De plus, certains des fournisseurs tiers à qui nous transférons vos informations personnelles peuvent être basés sur différents sites, dont certains peuvent être soumis à des normes de protection des données moins exigeantes que celles de votre pays de résidence. Lorsque nous transférons des informations personnelles à des tierces parties, nous nous assurons que des garde-fous appropriés soient mis en place et nous obligeons ces tierces parties à protéger vos informations personnelles conformément aux conditions générales de la présente Politique et aux mesures de sécurité appropriées. Ces tierces parties se classent globalement dans les deux groupes suivants : (i) les fournisseurs locaux soutenant des Sites Hyatt individuels ou des groupes de Sites Hyatt et qui peuvent mener leurs activités dans le même pays que l’un des sites Hyatt ; ou (ii) des prestataires de services envoyés par l’autorité centrale et qui soutiennent Hyatt dans son ensemble tout en étant basés sur l’un de nos sites d’activité commerciale majeurs, en particulier aux États-Unis (où se trouve notre siège social), en Suisse ou à Hong Kong.

7. Mise à jour ou consultation de vos informations personnelles

Sauf quelques rares exceptions, vous pouvez demander à connaître les informations personnelles que nous conservons à votre sujet en nous envoyant une demande écrite par lettre ou par e-mail à l’adresse indiquée dans la Section 10 ci-après. Assurez-vous de bien indiquer votre nom complet, l’intitulé de votre poste actuel (ou de votre ancien poste) et le lieu de travail au sein de Hyatt, ainsi qu’un document prouvant votre identité (tel qu’une carte d’identité ou un passeport), afin que nous puissions déterminer votre identité, ainsi que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Nous ne sommes pas autorisés à divulguer des données auxquelles vous n’avez pas droit aux termes de la législation en vigueur (par exemple, les données révélant des informations concernant une autre personne). Si vous faites plusieurs demandes rapprochées, nous pourrons répondre à vos demandes additionnelles en vous renvoyant à notre première réponse est en signalant uniquement les points qui auraient changé de manière substantielle.

Vous pouvez nous demander de rectifier, de supprimer ou de cesser de traiter les informations personnelles que nous détenons à votre sujet pour des raisons légitimes en nous envoyant une lettre ou un e-mail à l’adresse indiquée dans la Section 10 ci-dessous. Si nous reconnaissons que ces informations ne sont pas correctes ou que nous devons en cesser le traitement, nous effacerons ou rectifierons ces informations. Si nous ne reconnaissons pas que ces informations ne sont pas correctes, nous vous informerons que nous ne le reconnaissons pas et consignerons le fait que vous considérez que ces informations ne sont pas correctes dans le(s) fichier(s) concerné(s).

Enfin, vous aurez, dans certains cas, la possibilité de protester contre le traitement de vos informations personnelles en invoquant le caractère particulier de votre situation. Vous pourrez le faire en nous adressant une demande écrite par lettre ou par e-mail aux adresses énoncées dans la Section 10 ci-dessous. Si nous convenons que votre objection est justifiée, nous cesserons de traiter vos informations personnelles.

8. Protéger vos informations personnelles

Les informations personnelles que nous recueillons en ligne à votre sujet sont stockées par nous et/ou nos prestataires de services dans des bases de données protégées par une combinaison de contrôles d’accès aussi bien physiques qu’électroniques, une technologie de pare-feu et d’autres mesures de sécurité raisonnables. Néanmoins, lesdites mesures de sécurité ne peuvent pas empêcher toutes pertes, mauvaises utilisations ou altérations d’informations personnelles et, dans toute la mesure où la loi l’autorise, nous rejetons toute responsabilité pour les éventuels dommages ou dettes liés aux dits incidents, conformément à la législation en vigueur. Lorsque la loi l’exige, nous vous informerons en cas de perte, de mauvaise utilisation ou d’altération d’informations personnelles pouvant vous affecter afin que vous puissiez prendre les mesures adéquates pour préserver vos droits.

9. Modifications apportées à la présente Politique

Tout comme notre société est en constante évolution, la présente Politique est également susceptible d’être modifiée. Afin de vous aider, la d’une date d’entrée en vigueur de la présente Politique est indiquée à la fin de ce document.

10. Demande d’accès aux informations personnelles / Questions ou réclamations

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique ou au sujet du traitement de vos informations personnelles décrit dans le présent document, ou si vous voulez nous faire part de préoccupations ou réclamations eu égard à l’application de la présente Politique, ou si vous souhaitez soumettre une demande (selon la procédure décrite à la Section 7 ci-dessus) afin d’accéder aux informations personnelles que nous conservons à votre sujet, veuillez nous contacter par l’un des moyens suivants :

  • pour les employés actuels, en contactant votre supérieur hiérarchique ou votre responsable des ressources humaines ; et
  • pour les candidats et anciens employés, en contactant le responsable de la confidentialité Hyatt en lui envoyant un e-mail à l’adresse privacy@hyatt.com.

Les employés peuvent choisir de porter les réclamations devant le directeur général de l’hôtel concerné et, en dernier lieu, devant le responsable de la confidentialité Hyatt en lui envoyant un e-mail à l’adresse privacy@hyatt.com.

Bien que la présente Politique n’accorde pas à elle seule des droits contractuels, Hyatt s’est assurée de se conformer à certaines de ses obligations légales dans certains pays relativement aux informations personnelles, en créant un ensemble de normes et politiques contraignantes (connues dans certains pays sous le nom de règles d’entreprise contraignantes), approuvées par un certain nombre d’organismes nationaux de régulation en matière de confidentialité. Par conséquent, selon les circonstances et le lieu, vous pouvez faire valoir vos droits à la confidentialité en utilisant ces normes et politiques via l’organisme de régulation ou le tribunal compétent. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces normes et politiques, veuillez contacter le responsable de la confidentialité Hyatt en lui envoyant un e-mail à l’adresse privacy@hyatt.com.

Toutes les demandes d’accès à vos informations personnelles doivent être soumises par écrit par lettre ou e-mail. Nous pouvons répondre à votre demande par lettre, par e-mail ou par tout autre moyen adéquat.

 

Date d’entrée en vigueur : mai 2018

En cas d’incohérences entre la version anglaise de la présente Politique et toute version de la présente Politique rédigée dans une autre langue, la version anglaise prévaudra (dans la pleine mesure autorisée par la loi en vigueur).