POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE EE. UU. PARA EMPLEADOS

1      Introducción 


Tenemos el compromiso de proteger la privacidad de la información personal que reunimos acerca de nuestros empleados eventuales, actuales y exempleados (“usted” o “empleados”) con fines administrativos, de recursos humanos y de nómina. 

Como empleado de Hyatt (o eventual empleado), comprende y acepta que reunimos, utilizamos y divulgamos su información personal de acuerdo con esta Política de privacidad de EE. UU. para empleados (esta “Política”). 


2      Aplicación de esta Política 


Esta Política se aplica a la información personal de los empleados y a la utilización de dicha información personal en los Estados Unidos de América, sus estados y territorios y el uso de dicha información personal de cualquier forma; ya sea oral, electrónica o escrita. 


Esta Política hace efectivo el compromiso de Hyatt de proteger su información personal y ha sido adoptada por todas las entidades legales separadas y distintas que administran, operan, conceden en franquicia, licencian, poseen o proporcionan servicios a los diversos hoteles y resorts Hyatt (con las marcas Park Hyatt®, Miraval®, Grand Hyatt®, Hyatt Regency®, Hyatt®, Andaz®, Hyatt Centric®, The Unbound Collection by Hyatt™, Hyatt Place®, Hyatt House®, Hyatt Ziva™, Hyatt Zilara™ u otra marca asociada a Hyatt) o propiedades de Hyatt Residence Club® de todo el mundo (“Hyatt Hotels & Resorts®”). Dichas entidades incluyen Hyatt Hotels Corporation y sus subsidiarias directas e indirectas, y todas las entidades legales separadas y distintas que son propietarias de los hoteles y resorts Hyatt y Hyatt Residence Club individuales en el mundo entero. Las referencias a “Hyatt”, “nosotros” y “nuestro” en toda esta Política, según el contexto, se refieren conjuntamente a dichas entidades legales separadas y distintas, incluso a las entidades con las que tiene o puede tener una relación de empleo. 


Su información personal será procesada por la entidad con la que tiene o puede tener una relación laboral para los propósitos descritos en la Sección 4. Su información personal puede ser divulgada a las otras entidades que se enumeraron anteriormente con propósitos de gestión de recursos humanos. 


Aunque el objetivo de esta Política es describir la gama general de actividades de procesamiento de información personal en el ámbito global, dichas actividades de procesamiento pueden verse más limitadas en algunas jurisdicciones según las restricciones de sus leyes. Por ejemplo, las leyes de un país específico pueden limitar los tipos de información personal que podemos reunir o la manera en que procesamos esa información personal. En esos casos, adaptamos nuestras políticas y prácticas internas para contemplar los requisitos de la ley local. 


Si acepta esta Política estará, hasta el grado requerido según la legislación local en algunas jurisdicciones, concediendo su consentimiento expreso y por escrito para el procesamiento de cualquier información personal que proporcione a Hyatt que se considere Información personal confidencial (como se describe en la Sección 3) o que se considere información financiera. 


3    Tipos de información personal que procesamos


El término “información personal” en esta Política se refiere a la información que lo identifica o puede identificarlo como individuo. Los tipos de información personal que procesamos (que pueden variar con la jurisdicción según la ley vigente, y la naturaleza del puesto y las obligaciones del empleado) incluyen: 


nombre, sexo, domicilio y número de teléfono, fecha de nacimiento, imagen, información biométrica, estado civil, contactos de emergencia; 


estado del permiso de trabajo y residencia, situación militar, nacionalidad e información del pasaporte; 


número del seguro social u otro número de identificación fiscal, datos bancarios; 


pago por enfermedad, pensiones, información del seguro y otros beneficios (entre ellos, sexo, edad, nacionalidad e información del pasaporte del cónyuge, hijos menores, u otros dependientes y beneficiarios elegibles); 


fecha de contratación, fecha(s) de ascenso(s), trayectoria laboral, habilidades técnicas, nivel de estudios, certificaciones y matrículas profesionales, dominio de idiomas, cursos de capacitación a los que asistió; 


altura, peso y talla de la ropa, fotografía, limitaciones físicas y necesidades especiales; 


registros de ausencias al trabajo, asignación y solicitudes de vacaciones, antecedentes y expectativas salariales, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento y recomendación, y procedimientos disciplinarios y de reclamos (lo cual incluye el control del cumplimiento y la aplicación de las políticas de Hyatt); 


cuando la ley lo permita y en forma proporcional a la función que desempeña el empleado o eventual empleado, resultados de verificaciones de crédito y antecedentes penales, resultados de pruebas de alcoholismo y drogadicción, exámenes diagnósticos, certificaciones de salud, número de licencia de manejar, matrícula del vehículo y antecedentes de manejo; 


información requerida para cumplir con las leyes, los requisitos y directivas de las autoridades del orden público u órdenes judiciales (por ejemplo, información del pago de deudas o manutención de menores);


aceptaciones de las políticas de Hyatt, lo cual incluye políticas de ética y conflictos de interés, y políticas informáticas y otras relacionadas con el uso de los recursos corporativos; 


información capturada en sistemas de seguridad, como circuito cerrado de televisión (CCTV) y sistemas de entrada mediante tarjeta llave y otros sistemas de seguridad y tecnología, conforme a lo dispuesto por las leyes vigentes; 


buzones de voz, correos electrónicos, correspondencia y otros productos del trabajo y comunicaciones creados, guardados o transmitidos por un empleado utilizando computadoras o equipos de comunicación de Hyatt (aunque la correspondencia intercambiada a través de equipos de Hyatt con direcciones personales solo se procesa conforme a lo dispuesto por las leyes vigentes); 


fecha de renuncia o cese laboral, motivo de la renuncia o el cese laboral, información relacionada con la gestión del cese laboral (por ejemplo, referencias); y 


cualquier otro dato importante que pudiera ser necesario para cumplir con los propósitos de Hyatt. 

Para los fines de esta Política, “información biométrica” significa información basada en un identificador biométrico del individuo (un escaneo de retina o iris, huella dactilar, reconocimiento de voz o escaneo de la geometría de la mano o el rostro) utilizado para identificar a dicho individuo. 


La mayoría de la información personal que procesamos es información que usted nos proporciona con pleno conocimiento. Sin embargo, en otros casos, procesamos información personal que podemos deducir acerca de su persona según otra información que usted nos proporciona o durante nuestras interacciones con usted, o información personal sobre usted que recibimos de terceros mediante un proceso que es de su conocimiento. 


Puede haber casos en los que la información personal que usted nos proporciona o que hemos recolectado se considere información personal confidencial según las leyes de privacidad de algunos países. Esas leyes definen la “información personal confidencial” como información personal a partir de la cual podemos determinar o deducir el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas u otra ideología de similar naturaleza, la asociación a un sindicato o a una asociación profesional, el estado o la salud mental y física, los datos genéticos, la vida sexual o datos judiciales de una persona (lo cual incluye información acerca de la perpetración o presunta perpetración de un delito). Solo procesamos “información personal confidencial” en su jurisdicción en la medida que lo permita la ley vigente. 


4    Cómo utilizamos la información personal 


Conforme al país particular y las leyes vigentes, podemos recabar, utilizar y divulgar información personal de los empleados para: 


evaluar solicitudes de empleo; 


administrar todos los aspectos de la relación laboral con el empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos; 


desarrollar planes de personal y sucesión; 


mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral;

 

proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de Hyatt (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones y otros recursos de Hyatt); 

investigar y responder reclamos contra Hyatt, su personal y sus clientes; 


conducir encuestas de opinión de los empleados y administrar programas de reconocimiento de los empleados; 


administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; 


mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios (lo cual implica que Hyatt conserve información sobre las personas que usted designa como tales); y 


cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo, salud y seguridad), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas respecto a empleados individuales (por ejemplo, retención jurídica de fondos o pagos por manutención de menores). 


Nuestros hoteles e instalaciones cuentan con cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV) en su interior y en los alrededores, las cuales, según el país particular y las leyes vigentes, pueden utilizarse con los siguientes fines: 


prevenir y detectar delitos; 


proteger la salud y la seguridad de los clientes y el personal de Hyatt; 


administrar y proteger la propiedad de Hyatt, y la propiedad del personal, de los clientes y de otras visitas de Hyatt; y 


garantizar la calidad, conforme a lo dispuesto por las leyes vigentes. 


También podemos utilizar programas como “Secret Shopper” (comprador secreto) o “Mystery Guest” (cliente incógnito) para supervisar la calidad de nuestro servicio al cliente. 


Podemos controlar el uso de Internet y de las comunicaciones de acuerdo con las leyes vigentes y la Política para el uso aceptable de recursos tecnológicos informáticos y con cualquier otra política de uso aceptable que pueda reemplazar, modificar o complementar dicha Política en forma ocasional. 



Podemos conservar cierta información personal de los empleados después de que finalice el período de empleo para cualquier aspecto remanente de los propósitos descritos anteriormente. Solo conservaremos dicha información personal durante el tiempo necesario y, en todos los casos, por no más de lo permitido por la Política de administración de registros de Hyatt y las leyes vigentes. En los hoteles donde se utilicen relojes de marcación biométricos, es posible que nuestro proveedor de control de tiempo recopile y guarde información biométrica del empleado para los fines de identificar al empleado y grabar las entradas de tiempo.  Nuestro proveedor retendrá la información biométrica solo hasta que se haya satisfecho el objetivo de registro de tiempo para obtener dicha información biométrica, o durante dos (2) años de la última interacción del empleado con Hyatt, lo que ocurra primero.  


A menos que se especifique lo contrario, toda la información personal que solicitamos es obligatoria. Si no proporciona o no nos permite procesar toda la información personal solicitada, no podremos almacenar información completa sobre usted, por lo que afectará nuestra capacidad de cumplir los propósitos descritos con anterioridad


5     Divulgaciones de su información personal 


5.1     General 


A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, su información se divulgará con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas que corresponda en nuestros hoteles y oficinas. 


5.2  Nuestros agentes, prestadores de servicios y proveedores 


Al igual que muchas empresas, en forma ocasional subcontratamos a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Tenga en cuenta que, cuando usted solicita un puesto en nuestra empresa a través de Internet, es posible que sea transferido al sitio de un tercero con quien Hyatt tiene un contrato para procesar su información personal a nuestro nombre. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, obligamos a dichos terceros a proteger su información personal de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política con medidas de seguridad apropiadas. 


5.3     Transferencias de negocios 


Como continuamos desarrollando nuestra empresa, podemos vender o comprar hoteles y otros activos. En dichas transacciones, la información sobre los empleados suele ser uno de los activos de negocios transferidos y es posible que incluyamos su información personal como un activo en cualquiera de esas transferencias. Aunque es muy poco probable, si llegara a darse el caso de que se adquiera toda la empresa o prácticamente todos sus activos, la información sobre los empleados puede ser uno de los activos transferidos. 


5.4    Requisitos legales 


Nos reservamos el derecho de divulgar cualquier información personal que tengamos sobre su persona si un tribunal nos obliga a hacerlo o ante la solicitud de una entidad gubernamental, o si consideramos que es necesario o conveniente para cumplir con la ley, o para proteger o defender nuestros derechos o nuestra propiedad, conforme a las leyes vigentes. Asimismo, nos reservamos el derecho de conservar la información personal recabada y procesar dicha información personal para cumplir con normativas contables y fiscales y toda ley de retención de registro específica. 



6      Actividades de procesamiento de datos centralizadas 


Al igual que la mayoría de las empresas internacionales, hemos centralizado ciertos aspectos de nuestro procesamiento de datos y administración de recursos humanos, conforme a leyes vigentes, a fin de poder administrar mejor nuestra empresa. Dicha centralización puede dar lugar a la transferencia de información personal de un país a otro. Por ejemplo, parte de la información relacionada con usted se transferirá a los Estados Unidos, donde se procesará, si usted está empleado o es candidato para un puesto: (a) en cualquier afiliado de Hyatt situado fuera de los Estados Unidos; o (b) como miembro del Comité Ejecutivo, jefe de departamento u otro empleado clave de cualquier de nuestras entidades o empresas de hoteleras afiliadas ubicadas fuera de los Estados Unidos. 


Si se está considerando su aceptación para un puesto en un hotel Hyatt o en una empresa hotelera afiliada en un país diferente, parte de su información personal se transferirá al país donde se ofrece el puesto vacante. Con su consentimiento, su información personal también puede transferirse a gerentes o personal de recursos humanos de las afiliadas de Hyatt en otros lugares, conforme a leyes vigentes, para que puedan comunicarse con usted acerca de su postulación para un puesto diferente. Las jurisdicciones donde se transferirá la información pueden o no tener leyes destinadas a preservar la privacidad de la información personal. Sin embargo, siempre que su información personal se transfiera dentro de Hyatt, se procesará de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política y leyes vigentes. 


7         Acceso a su información personal y actualización 


Salvo algunas excepciones limitadas, puede consultar la información personal que mantenemos acerca de su persona enviándonos una solicitud escrita por carta o correo electrónico a la dirección indicada en la Sección 10. No olvide incluir su nombre completo, cargo actual (o último cargo) y lugar de empleo dentro de Hyatt y una copia de un documento que certifique su identidad (como cédula de identidad o pasaporte) para que podamos constatar su identidad y la información personal que mantenemos sobre usted. Es posible que no divulguemos datos que usted no tiene derecho a recibir según las leyes vigentes (por ejemplo, datos que revelan información sobre otros individuos). 


Nos reservamos el derecho de cobrarle un cargo, conforme a la ley vigente y si la ley vigente lo permite, que en general es de aproximadamente 20 dólares estadounidenses por el procesamiento de dicha solicitud. Cuando realice más de una solicitud en un período de tiempo corto, podemos responder su segunda solicitud refiriéndonos a nuestra respuesta anterior e identificando únicamente cualquier punto que haya cambiado en forma sustancial. 


Puede solicitarnos que corrijamos o dejemos de procesar información personal que conservamos sobre usted por carta o correo electrónico a la dirección indicada en la Sección 10 a continuación. Si consideramos que la información es incorrecta o que el procesamiento debe interrumpirse, borraremos o corregiremos la información. Si no coincidimos en que la información sea incorrecta, le informaremos al respecto y registraremos el hecho de que usted considera que esa información es incorrecta en los archivos pertinentes. 


8      Protección de su información personal 

Nosotros o nuestros proveedores de servicios guardamos la información personal que recabamos sobre usted en bases de datos protegidas mediante una combinación de controles de acceso físico y electrónico, tecnología de servidor de seguridad y otras medidas de seguridad razonables. Sin embargo, es posible que tales medidas de seguridad no alcancen para impedir todos los casos de pérdida, uso indebido o modificación de información personal, y no nos hacemos responsables de daños u obligaciones relacionadas con dichos incidentes, al grado máximo permitido por ley. Cuando la ley así lo requiera, le notificaremos cualquier pérdida, uso indebido o modificación de la información personal que pueda afectarle, de forma que pueda tomar las acciones adecuadas para la protección correcta de sus derechos. 


9      Cambios a esta Política 


Del mismo modo que nuestra empresa cambia en forma constante, esta Política también puede cambiar. Para asistirlo, esta Política tiene una fecha de entrada en vigencia al final de este documento. 


10     Solicitud de acceso a información personal, preguntas o reclamos 


Si tiene preguntas acerca de esta Política, acerca del procesamiento de su información personal descrita, o cualquier inquietud o reclamo con respecto a la administración de la Política, o bien si desea presentar una solicitud (del modo descrito anteriormente en la Sección 7) para acceder a la información personal que conservamos sobre usted, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: 


para empleados actuales, a través del encargado o gerente de recursos humanos; y 


para solicitantes y exempleados, a través del director de privacidad de Hyatt enviando un correo electrónico a privacy@hyatt.com.

 

En el caso de reclamos, el empleado según su criterio puede elevar aún más dicho reclamo al gerente general del hotel correspondiente y, por último, al director de privacidad, enviando un correo electrónico a privacy@hyatt.com. 


Si bien esta Política no crea compromisos contractuales, Hyatt también ha garantizado el cumplimiento de algunas de sus obligaciones legales en ciertos países con relación a la información personal mediante la creación de un conjunto de políticas y estándares obligatorios (conocidos en algunos países como normas corporativas obligatorias), aprobados por un número de autoridades de privacidad nacionales. Como consecuencia, según sus circunstancias y su ubicación, es posible que pueda exigir el cumplimiento de sus derechos de privacidad utilizando esos estándares o políticas a través de dicha autoridad o un tribunal. Si desea obtener más información sobre estos estándares y políticas, comuníquese con el director de privacidad de Hyatt por correo electrónico a privacy@hyatt.com. 


Todas las solicitudes de acceso a su información personal deben presentarse por escrito por carta o correo electrónico. Responderemos su solicitud por carta, correo electrónico u otro método adecuado. 


Fecha de entrada en vigencia: diciembre de 2017 


En caso de una inconsistencia entre la versión en inglés de esta Política y la de cualquier otro idioma, la versión en inglés será la que prevalezca (hasta donde lo permita la legislación aplicable).