POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EL PERSONAL DE LA UE

1 Introducción

Tenemos el compromiso de proteger la privacidad de la información personal que reunimos acerca de nuestro personal potencial, actual y pasado ("usted" o "el personal") con fines administrativos, de recursos humanos y de nómina. 

Como parte del personal de Hyatt (o personal potencial), reunimos, utilizamos y divulgamos su información personal de acuerdo con esta Política de privacidad para el personal de la Unión Europea (esta “Política”). 

2 La aplicación de esta Política

Esta Política se aplica a la información personal y al uso de esa información personal de cualquier forma, ya sea oral, electrónica o escrita, de los empleados de la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza o que estén empleados en hoteles Hyatt (tal como se los define más adelante) en esos mismos países.

Esta Política hace efectivo el compromiso de Hyatt de proteger su información personal y ha sido adoptada por todas las entidades legales separadas y distintas que administran, operan, conceden en franquicia, poseen o proporcionan servicios a las diversas propiedades que operan o están relacionados con las marcas Hyatt^®, Park Hyatt^®, Miraval^®, Grand Hyatt^®, Alila^®, Andaz^®, The Unbound Collection by Hyatt^®, Destination by Hyatt^TM, Hyatt Regency^®, Hyatt Ziva^TM, Hyatt Zilara^TM, Thompson Hotels^®, Hyatt Centric^®, JdV by Hyatt^TM, Hyatt House^®, Hyatt Place^®, Caption by Hyatt and Hyatt Residence Club^® de todo el mundo, incluidas las propiedades de marca independientes afiliadas con Hyatt (individualmente, una “Propiedad Hyatt” y colectivamente, las “Propiedades Hyatt”). Dichas entidades incluyen Hyatt Hotels Corporation, sus subsidiarias directas e indirectas y todas las entidades legales separadas y distintas que son propietarias de las Propiedades Hyatt individuales en el mundo entero. Las referencias a “Hyatt”, “nosotros” y “nuestro” en toda esta Política, según el contexto, se refieren conjuntamente a dichas entidades legales separadas y distintas, incluso a las entidades con las que tiene o puede tener una relación de empleo. Se puede encontrar una lista de las entidades Hyatt aquí. Tenga en cuenta que, a efectos de esta Política, el término Propiedades Hyatt no incluye propiedades que participan en World of Hyatt a través de una alianza con el programa World of Hyatt, incluidas, entre otras, las propiedades afiliadas a MGM Rewards y Small Luxury Hotels of the World, y las experiencias ofrecidas por Lindblad Expeditions.

Su información personal será procesada por la entidad con la que tiene o puede tener una relación laboral para los propósitos establecidos en la Sección 4. Su información personal puede ser divulgada a las otras entidades que se enumeraron anteriormente con propósitos de gestión de recursos humanos.

Aunque el objetivo de esta Política es describir la gama general de actividades de procesamiento de información personal en el ámbito global, dichas actividades de procesamiento pueden verse más limitadas en algunas jurisdicciones según las restricciones de sus leyes. Por ejemplo, las leyes de un país específico pueden limitar los tipos de información personal que podemos reunir o la manera en que procesamos esa información personal. En esos casos, adaptamos nuestras políticas y prácticas internas para contemplar los requisitos de la ley local. 

3 Los tipos de información personal que procesamos

El término “información personal” en esta Política se refiere a la información que le identifica o pueden identificarle como persona. Los tipos de información personal que procesamos (que pueden variar con la jurisdicción según la ley vigente, la naturaleza del puesto y las obligaciones del empleado) incluyen: 

• nombre, sexo, datos de contacto personales, fecha de nacimiento, imagen, origen étnico, estado civil, contactos de emergencia;
• estado del permiso de trabajo y residencia, situación militar, nacionalidad e información del pasaporte; 
• número del seguro social u otro número de identificación fiscal, datos bancarios;
• pago por enfermedad, pensiones, información del seguro y otros beneficios (entre ellos, sexo, edad, nacionalidad e información del pasaporte del cónyuge, menores de edad sobre quienes se responsabiliza u otros dependientes y personas beneficiarias elegibles); 

• fecha de contratación, fecha(s) de ascenso(s), trayectoria laboral, habilidades técnicas, nivel de estudios, certificaciones y matrículas profesionales, dominio de idiomas, cursos de capacitación a los que asistió;
• altura, peso y talla de la ropa, fotografía, limitaciones físicas y necesidades especiales; 
• registros de ausencias al trabajo, asignación y solicitudes de vacaciones, antecedentes y expectativas salariales, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento y recomendación, evaluaciones de selección y desarrollo y procedimientos disciplinarios y de reclamos (incluido el control del cumplimiento y la aplicación de las políticas de Hyatt);
• cuando la ley lo permita y en forma proporcional a la función que desempeña la persona empleada o posible persona empleada, resultados de verificaciones de crédito y antecedentes penales, resultados de pruebas de alcoholismo y drogadicción, exámenes diagnósticos, certificaciones de salud, número de licencia de manejar, matrícula del vehículo y antecedentes de manejo;
• programas de bienestar (incluida cualquier información de un cónyuge, hijo menor de edad u otros dependientes y beneficiarios elegibles que elijan participar en el programa de bienestar);

• información requerida para cumplir con las leyes, los requisitos y directivas de las autoridades del orden público u órdenes judiciales (por ejemplo, información del pago de deudas o manutención de menores);
• aceptaciones, acuerdos sobre las políticas de Hyatt, lo cual incluye políticas de ética y conflictos de interés, políticas informáticas y otras políticas de uso de los recursos corporativos;
• información capturada en los sistemas de seguridad, incluidos los sistemas de televisión de circuito cerrado (Closed Circuit Television, “CCTV”), los sistemas de entrada mediante tarjeta llave y otros sistemas de seguridad y tecnología, conforme a lo dispuesto por las leyes vigentes, lo cual incluye, en ciertas jurisdicciones, información biométrica y reconocimiento facial; 
• buzones de voz, correos electrónicos, correspondencia y otros productos del trabajo y comunicaciones creados, guardados o transmitidos por por alguien del personal a través de computadoras, la red o equipos de comunicación de Hyatt;
• fecha de renuncia o cese laboral, motivo de la renuncia o el cese laboral, información relacionada con la gestión del cese laboral (por ejemplo, referencias); y

• cualquier otra información relevante que pueda ser necesaria para cumplir con los intereses comerciales legítimos de Hyatt (tal como se detalla en la Sección 4).

La mayoría de la información personal que procesamos es información que usted nos proporciona con pleno conocimiento. Sin embargo, en otros casos, procesamos información personal que podemos deducir acerca de su persona en base a otra información que usted nos proporciona o durante nuestras interacciones con usted, o bien información personal sobre usted que recibimos de empresas externas (como una agencia de reclutamiento o una empresa proveedora de verificación de antecedentes) mediante un proceso que es de su conocimiento. 

Puede haber casos en los que la información personal que usted nos proporciona o que hemos recolectado se considere información personal confidencial según las leyes de privacidad de algunos países. Esas leyes definen la “información personal confidencial” como información personal a partir de la cual podemos determinar o deducir el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas u otra ideología de similar naturaleza, la asociación a un sindicato o a una asociación profesional, el estado o la salud mental y física, los datos genéticos, información biométrica e información sobre la vida sexual o la orientación sexual de una persona. En algunos casos muy raros, los registros financieros pueden representar información personal confidencial allí donde se encuentre. Solo procesamos “información personal confidencial” en su jurisdicción en la medida que lo permita la ley vigente.

A menos que se especifique lo contrario, toda la información personal que solicitamos es obligatoria. Si no proporciona ni nos permite procesar toda la información personal solicitada, no podremos almacenar información completa sobre usted, por lo que afectará nuestra capacidad de cumplir los propósitos descritos en la Sección 4.

4 Cómo utilizamos la información personal

Conforme al país particular y las leyes vigentes, podemos recabar, utilizar y divulgar información personal del personal para:

• evaluar solicitudes de empleo;
• administrar todos los aspectos de la relación laboral de alguien del personal, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos; 
• realizar procesos administrativos generales, analíticos y otros procesos relacionados con recursos humanos;
• desarrollar planes de fuerza laboral y sucesión;

• mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral;
• proteger la seguridad de las personas que nos visitan, el personal y la propiedad de Hyatt (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, redes, comunicaciones y otros recursos de Hyatt); 
• investigar y responder reclamos contra Hyatt, su personal y las persona alojadas;
• realizar encuestas del personal y administrar programas de reconocimiento del personal;
• administrar el cese de la relación laboral y proporcionar y mantener referencias; 

• mantener datos de los contactos de emergencia y personas beneficiarias (lo cual implica que Hyatt conserve información sobre las personas que usted designa como tales); y
• cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo, las leyes de salud y seguridad), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas respecto de alguien del personal (por ejemplo, retención jurídica de fondos o pagos por manutención de menores).

Nuestros Hoteles Hyatt cuentan con cámaras de CCTV y otras herramientas de seguridad en su interior y en los alrededores, las cuales, según el país particular y las leyes vigentes, pueden utilizarse con los siguientes fines:

• prevenir y detectar delitos;
• proteger la salud y la seguridad de las persona alojadas y el personal de Hyatt;

• administrar y proteger la propiedad de Hyatt, la propiedad del personal, de las persona alojadas y de otras visitas de Hyatt; y
• garantizar la calidad, conforme a lo dispuesto por las leyes vigentes.

También podemos utilizar programas como “Secret Shopper” (persona compradora secreta) o “Mystery Guest” (persona visitante incógnita) para supervisar la calidad de nuestro Servicio de Atención.

Podemos controlar el uso de Internet y de las comunicaciones de acuerdo con las leyes vigentes, la Política para el uso aceptable de Hyatt y cualquier otra política que pueda reemplazar, modificar o complementar dicha Política en forma ocasional. 

Cuando procesamos su información personal como empleado de Hyatt (o eventual empleado), lo hacemos según nuestros intereses legítimos, de acuerdo con los fines establecidos anteriormente, debido a obligaciones legales a las que estamos sujetos o porque la información es necesaria para cumplir obligaciones contractuales con usted, relativas a su empleo.

Podemos conservar cierta información personal de las personas empleadas después de que finalice el período de empleo para cualquier aspecto remanente de los propósitos descritos anteriormente. Solo conservaremos dicha información personal durante el tiempo necesario y, en todos los casos, por no más tiempo de lo permitido por la Política de administración de registros de Hyatt  y las leyes vigentes. Por ejemplo, los registros de nómina generalmente se conservan por un período de diez (10) años después del final del año contable pertinente y los registros de compensación generalmente se conservan mientras usted sea empleado más diez (10) años. La información personal en los registros se puede conservar por períodos más largos si está sujeta a una retención legal o impositiva o un requisito específico de país o la región.

5 Divulgaciones de su información personal

5.1 General

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, su información se divulgará con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, personas encargadas, consultoras, asesoras y otras según corresponda en nuestros Hoteles Hyatt.

5.2 Nuestras agencias y empresas proveedoras de serviciosas

Al igual que muchas empresas, en forma ocasional subcontratamos a empresas externas para el procesamiento de determinadas funciones o información. Tenga en cuenta que, cuando usted solicita un puesto en nuestra empresa a través de Internet, es posible que se le transfiera al sitio de una empresa externa con la cual Hyatt tiene un contrato para procesar su información personal en nuestro nombre. Cuando efectivamente subcontratamos con empresas externas el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a empresas externas proveedoras de servicios, obligamos a dichas empresas externas a proteger su información personal de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política con medidas de seguridad apropiadas. Puede encontrar una lista de las categorías de agencias y empresas proveedoras de serviciosas a los que se podría transferir su información aquí.

5.3 Transferencias de negocios

Como continuamos desarrollando nuestra empresa, podemos vender o comprar hoteles y otros activos. En dichas transacciones, la información sobre el personal suele ser uno de los activos de negocios transferidos y es posible que incluyamos su información personal como un activo en cualquiera de esas transferencias. Aunque es muy poco probable, si llegara a darse el caso de que se adquiera toda la empresa o prácticamente todos sus activos, la información sobre el personal puede ser uno de los activos transferidos. 

5.4 Requisitos legales

Nos reservamos el derecho de divulgar cualquier información personal que tengamos sobre su persona si un tribunal nos obliga a hacerlo o ante la solicitud de una entidad gubernamental, o bien si consideramos que es necesario o conveniente para cumplir con la ley o para proteger o defender nuestros derechos o nuestra propiedad, conforme a las leyes vigentes. Asimismo, nos reservamos el derecho de conservar la información personal recabada y procesar dicha información para cumplir con normativas contables, fiscales y con cualquier ley específica de registro de retenciones.

6 Transferencias internacionales de información personal

Al igual que la mayoría de las empresas internacionales, hemos centralizado ciertos aspectos de nuestro procesamiento de datos y administración de recursos humanos, conforme a leyes vigentes, a fin de poder administrar mejor nuestra empresa. Dicha centralización puede dar lugar a la transferencia de información personal de un país a otro. Por ejemplo, parte de la información relacionada con usted se transferirá a los Estados Unidos, donde se procesará, si usted trabaja o pretende un puesto: (a) en cualquier afiliada de Hyatt situada fuera de los Estados Unidos; o (b) como participante del Comité Ejecutivo, persona jefa de departamento u otro título clave de cualquier de nuestras entidades o empresas de hoteleras afiliadas ubicadas fuera de los Estados Unidos. 

Si se está considerando su aceptación para un puesto en un Hotel Hyatt en un país diferente, parte de su información personal se transferirá al país donde se ofrece el puesto vacante. Su información personal también puede transferirse a gerentes o personal de recursos humanos de los afiliados de Hyatt en otros lugares, conforme a leyes vigentes, para que puedan comunicarse con usted acerca de su postulación para un puesto diferente. Las jurisdicciones donde se transferirá la información pueden o no tener leyes destinadas a preservar la privacidad de la información personal. 

Sin embargo, siempre que su información personal se transfiera dentro de Hyatt, se procesará según las normas corporativas vinculantes de Hyatt (consulte la Sección 10 para obtener más información), los términos y condiciones de esta Política y las leyes vigentes. Al seleccionar “Todos” en la página https://www.hyatt.com/explore-hotels, encontrará una lista de los Hoteles Hyatt a los que podría transferirse su información personal y las jurisdicciones donde esas entidades están ubicadas.

Además, algunas de las empresas proveedoras externas a las que transferimos su información personal pueden encontrarse en distintas ubicaciones, algunas de las cuales pueden tener estándares más bajos de protección de datos que los de su país de origen. Cuando transferimos información personal a empresas externas, nos aseguramos de que estén aplicadas las protecciones adecuadas y obligamos a dichas empresas externas a proteger su información personal de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política, con medidas de seguridad apropiadas. Estas empresas externas pueden clasificarse en dos grupos: (i) empresas proveedoras locales que apoyan a Hoteles Hyatt individuales o a grupos de Hoteles Hyatt, quienes pueden funcionar en cualquiera de los países en los que funcionan Hoteles Hyatt; o (ii) empresas proveedoras de servicios brindados de forma centralizada, quienes apoyan a Hyatt como una unidad y pueden estar ubicadas en sedes comerciales principales, en particular en Estados Unidos (donde nosotros tenemos sede), Suiza y Hong Kong.

7 Acceso a su información personal y actualización

Según las leyes de protección de datos en Europa, usted tiene diversos derechos relativos a la información personal sobre usted que procesamos. 

Salvo algunas excepciones limitadas, puede consultar la información personal que mantenemos acerca de su persona enviándonos una solicitud por escrito, por carta o correo electrónico, a las direcciones indicadas en la Sección 10. No olvide incluir su nombre completo, cargo actual (o último cargo) y lugar de empleo dentro de Hyatt y una copia de un documento que certifique su identidad (como cédula de identidad o pasaporte) para que podamos constatar su identidad y la información personal que mantenemos sobre usted. Podríamos no divulgar datos que usted no tenga derecho a recibir según las leyes vigentes (por ejemplo, datos que revelan información sobre otras personas). En los casos en que realice más de una solicitud en un breve período de tiempo, podríamos responder su segunda solicitud refiriéndonos a nuestra respuesta anterior e identificando únicamente cualquier punto que haya cambiado en forma sustancial.

Puede solicitarnos que corrijamos, eliminemos, dejemos de usar o procesar información o restrinjamos el procesamiento de información personal que conservamos sobre usted por carta o correo electrónico a la dirección indicada en la Sección 10. Si consideramos que la información es incorrecta o que el procesamiento debe interrumpirse, borraremos o corregiremos la información. Si no coincidimos en que la información sea incorrecta, le informaremos al respecto y registraremos el hecho de que usted considera que esa información es incorrecta en los archivos pertinentes.

También puede procurar ejercer su derecho a la portabilidad de datos enviando una carta o un correo electrónico a las direcciones establecidas en la Sección 10.

Por último, usted puede, en algunos casos, tener la capacidad de objetar el procesamiento de su información personal debido a su situación particular. Puede hacerlo enviándonos una solicitud por escrito, por carta o correo electrónico, a las direcciones indicadas en la Sección 10. Si consideramos que usted tiene derecho a dicha objeción, dejaremos de procesar su información personal. 

8 Protección de su información personal

Nosotros, o nuestras empresas proveedoras, guardamos la información personal que recabamos sobre usted en bases de datos protegidas mediante una combinación de controles de acceso físico y electrónico, tecnología de servidor de seguridad y otras medidas de seguridad razonables. Sin embargo, es posible que tales medidas de seguridad no sean suficientes para impedir todos los casos de pérdida, uso indebido o modificación de información personal, y no nos hacemos responsables de daños u obligaciones relacionadas con dichos incidentes, al grado máximo permitido por ley. Cuando la ley así lo requiera, le notificaremos cualquier pérdida, uso indebido o modificación de la información personal que pueda afectarle, de forma que pueda tomar las acciones adecuadas para la protección correcta de sus derechos.

9 Cambios en esta política

Del mismo modo que nuestra empresa cambia en forma constante, esta Política también puede cambiar. Cuando la Política cambie, tomaremos las medidas adecuadas para informarle sobre la modificación. Para asistirlo, esta Política tiene una fecha de entrada en vigencia al final de este documento. 

10 Solicitud de acceso a información personal, preguntas o reclamos

Si tiene preguntas acerca de esta Política, acerca del procesamiento o de su información personal descrita en el presente o cualquier inquietud o reclamo con respecto a la administración de la Política, o si desea presentar una solicitud (del modo descrito anteriormente en la Sección 7) para ejercer sus derechos en relación con la información personal que conservamos sobre usted, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

• para el personal actual, a través de la persona encargada o en el cargo de gerente de recursos humanos; y
• para solicitantes y ex personas exempleadas, a través de la persona encargada de la dirección de privacidad de Hyatt enviando un correo electrónico a privacy@hyatt.com.

En el caso de reclamos, la persona empleada, según su criterio, puede elevar aún más dicho reclamo a la persona en el cargo de gerente general del hotel correspondiente y, por último, a la persona encargada de la dirección de privacidad, enviando un correo electrónico a privacy@hyatt.com.

Si bien esta Política no crea compromisos contractuales, Hyatt también ha garantizado el cumplimiento de algunas de sus obligaciones legales en ciertos países con relación a la información personal mediante la creación de un conjunto de políticas y estándares obligatorios (conocidos en algunos países como normas corporativas obligatorias), aprobados por un número de autoridades de privacidad nacionales. Como consecuencia, según sus circunstancias y su ubicación, es posible que pueda exigir el cumplimiento de sus derechos de privacidad utilizando esos estándares o políticas a través de dicha autoridad o un tribunal. Si desea obtener más información sobre estos estándares y políticas, comuníquese con la persona encargada de la dirección de privacidad de Hyatt por correo electrónico a privacy@hyatt.com. 

Todas las solicitudes de acceso a su información personal deben presentarse por escrito, por carta o correo electrónico. Responderemos su solicitud por carta, correo electrónico u otro método adecuado.

Fecha de entrada en vigencia: mayo de 2018

En caso de una inconsistencia entre la versión en inglés de esta Política y la de cualquier otro idioma, la versión en inglés será la que prevalezca (hasta donde lo permita la legislación aplicable).