1Introducción

Tenemos el compromiso de proteger la privacidad de la información personal que reunimos acerca de nuestros empleados eventuales, actuales y ex empleados (“usted" o "empleados") con fines administrativos, de recursos humanos y de nómina.

2La aplicación de esta política

Esta Política de privacidad global para empleados (la "Política") se aplica a la información personal de los empleados y a la administración de dicha información personal en cualquier forma; ya sea oral, electrónica o escrita.

Esta Política hace efectivo el compromiso de Hyatt de proteger su información y ha sido adoptada por todas las entidades legales separadas y distintas que administran, operan, conceden en franquicia, poseen o proporcionan servicios a los diversos hoteles Hyatt Hotels & Resorts^™ (con las marcas “Hyatt^™”, “Hyatt Regency^™”, “Park Hyatt^™”, “Grand Hyatt^™”, “Andaz^™”, “Hyatt Place^™” o “Hyatt Summerfield Suites^™”) o Hyatt Vacation Club^™ en todo el mundo. Dichas entidades incluyen a Hyatt Hotels Corporation y a sus subsidiarias directas e indirectas, y a todas las entidades legales separadas y distintas que son propietarias de los hoteles Hyatt Hotels & Resorts y Hyatt Vacation Club individuales en el mundo entero. Las referencias a “Hyatt”, "nosotros” y “nuestro” en toda esta Política, según el contexto, se refieren conjuntamente a dichas entidades legales separadas y distintas.

Si divulgamos la información personal que conservamos acerca de su persona a otras de nuestras empresas hoteleras afiliadas, dichas entidades primero deben haber acordado su compromiso con esta Política respecto del procesamiento de su información personal.

Aunque el objetivo de esta Política es describir la gama general de actividades de procesamiento de información en el ámbito global, dichas actividades de procesamiento pueden verse más limitadas en algunas jurisdicciones según las restricciones de sus leyes. Por ejemplo, las leyes de un país específico pueden limitar los tipos de información personal que podemos reunir o la manera en que procesamos esa información. En esos casos, adaptamos nuestras políticas y prácticas internas para contemplar los requisitos de la ley local.

3Los tipos de información personal que procesamos

El término “información personal” en esta Política se refiere a la información que lo identifica o puede identificarlo como individuo. Los tipos de información personal que procesamos (que pueden variar con la jurisdicción según la ley vigente, y la naturaleza del puesto y las obligaciones del empleado) incluyen:

• nombre, sexo, domicilio y número de teléfono, fecha de nacimiento, estado civil, contactos de emergencia;
• estado del permiso de trabajo y residencia, situación militar, nacionalidad e información del pasaporte;
• número del seguro social u otro número de identificación fiscal, datos bancarios;
• pago por enfermedad, pensiones, información del seguro y otros beneficios (entre ellos, sexo, edad, nacionalidad e información del pasaporte del cónyuge, hijos menores, u otros dependientes y beneficiarios elegibles);
• fecha de contratación, fecha(s) de ascenso(s), trayectoria laboral, habilidades técnicas, nivel de estudios, certificaciones y matrículas profesionales, dominio de idiomas, cursos de capacitación a los que asistió;
• altura, peso y talla de la ropa, fotografía, limitaciones físicas y necesidades especiales;
• registros de ausencias al trabajo, asignación y solicitudes de vacaciones, antecedentes y expectativas salariales, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento y recomendación, y procedimientos disciplinarios y de reclamos (lo cual incluye el control del cumplimiento y la aplicación de las políticas de Hyatt);
• cuando la ley lo permita y en forma proporcional a la función que desempeña el empleado o eventual empleado, resultados de verificaciones de crédito y antecedentes penales, resultados de pruebas de alcoholismo y drogadicción, exámenes diagnósticos, certificaciones de salud, número de licencia de conducir, matrícula del vehículo y antecedentes en la conducción;
• información requerida para cumplir con las leyes, los requisitos y directivas de las autoridades del orden público u órdenes judiciales (por ejemplo, información del pago de deudas y manutención de menores);
• aceptaciones de las políticas de Hyatt, lo cual incluye políticas de ética y conflictos de interés, y políticas informáticas y otras relacionadas con el uso de los recursos corporativos;
• información capturada en sistemas de seguridad, como circuito cerrado de televisión (CCTV) y sistemas de entrada mediante tarjeta llave;
• buzones de voz, correos electrónicos, correspondencia y otros productos del trabajo y comunicaciones creados, guardados o transmitidos por un empleado utilizando computadoras o equipos de comunicación de Hyatt;
• fecha de renuncia o cese laboral, motivo de la renuncia o el cese laboral, información relacionada con la gestión del cese laboral (por ejemplo, referencias).

La mayoría de la información personal que procesamos es información que usted nos proporciona con pleno conocimiento. Sin embargo, en algunos casos, procesamos información personal que podemos deducir acerca de su persona según otra información que usted nos proporciona o según nuestras interacciones con usted, o información personal sobre usted que recibimos de terceros con su conocimiento.

Puede haber casos en los que la información personal que usted nos proporciona se considere "información personal confidencial" según las leyes de privacidad de algunos países. Esas leyes definen la “información personal confidencial” como información personal a partir de la cual podemos determinar o deducir el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las convicciones religiosas u otra ideología de similar naturaleza, la asociación a un sindicato, el estado o la salud mental y física, la vida sexual o datos judiciales de una persona (lo cual incluye información acerca de la perpetración o presunta perpetración de un delito).

4Cómo utilizamos su información personal

Utilizamos información personal de los empleados para:

• evaluar solicitudes de empleo;
• administrar todos los aspectos de la relación laboral con el empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos;
• desarrollar planes de personal y sucesión;
• mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral;
• proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de Hyatt (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones y otros recursos de Hyatt);
• investigar y responder reclamos contra Hyatt y sus clientes;
• conducir encuestas de opinión de los empleados y administrar programas de reconocimiento de los empleados;
• administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias;
• mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios (lo cual implica que Hyatt conserve información sobre las personas que usted designa como tales); y
• cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo, salud y seguridad), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas respecto de empleados individuales (por ejemplo, retención jurídica de fondos, pagos por manutención de menores).

Nuestros hoteles e instalaciones cuentan con cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV) en su interior y en los alrededores, las cuales se usan con los siguientes fines:

• prevenir y detectar delitos;
• proteger la salud y la seguridad de los clientes y el personal de Hyatt;
• administrar y proteger la propiedad de Hyatt, y la propiedad de los clientes y otras visitas de Hyatt; y
• garantizar la calidad.

También utilizamos programas como “Secret Shopper” (comprador secreto) o “Mystery Guest” (cliente incógnito) para supervisar la calidad de nuestro servicio al cliente.

Controlamos el uso de Internet y las comunicaciones de acuerdo con la Política para el uso de recursos tecnológicos y con cualquier otra política de uso aceptable que pueda reemplazar, modificar o complementar dicha política en forma ocasional.

5Divulgaciones de su información personal

6Actividades de procesamiento de datos centralizadas

Al igual que la mayoría de las empresas internacionales, hemos centralizado ciertos aspectos de nuestro procesamiento de datos y administración de recursos humanos a fin de poder administrar mejor nuestra empresa. Dicha centralización puede dar lugar a la transferencia de información personal de un país a otro. Por ejemplo, su información personal se transferirá a los Estados Unidos, donde se procesará, si usted está empleado o es candidato para un puesto: (a) en cualquier afiliado de Hyatt situado fuera de los Estados Unidos; o (b) como miembro del Comité Ejecutivo, jefe de departamento u otro empleado clave de cualquier de nuestras entidades o empresas de hoteleras afiliadas ubicadas fuera de los Estados Unidos.

Si se está considerando su aceptación para un puesto en un hotel Hyatt o en una empresa hotelera afiliada en un país diferente, parte de su información personal se transferirá al país donde se ofrece el puesto vacante. Su información personal también puede transferirse a gerentes o personal de recursos humanos de las afiliadas de Hyatt en otros lugares para que puedan comunicarse con usted acerca de su postulación para un puesto diferente. Tendrá la posibilidad de excluirse de esta opción en el formulario de solicitud. Las jurisdicciones donde se transferirá la información pueden o no tener leyes destinadas a preservar la privacidad de la información personal. Sin embargo, siempre que su información personal se transfiera dentro de Hyatt, se procesará de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política.

7   Acceso a su información personal y actualización

Salvo algunas excepciones limitadas, puede consultar la información personal que mantenemos acerca de su persona enviándonos una solicitud escrita por carta o correo electrónico a las direcciones indicadas en la Sección 9 a continuación. No olvide incluir su nombre completo, cargo actual (o último cargo) y lugar de empleo dentro de Hyatt para que podamos constatar su identidad y la información personal que mantenemos sobre usted. Es posible que no divulguemos datos que usted no tiene derecho a recibir según las leyes vigentes (por ejemplo, datos que revelan información sobre otros individuos).

Nos reservamos el derecho de cobrarle un cargo, si la ley vigente lo permite, que en general es de aproximadamente $20, por el procesamiento de dicha solicitud. Cuando realice más de una solicitud en un período de tiempo corto, podemos responder su segunda solicitud refiriéndonos a nuestra respuesta anterior e identificando únicamente cualquier punto que haya cambiado en forma sustancial.

Puede solicitarnos que corrijamos o dejemos de procesar información personal que conservamos sobre usted por carta o correo electrónico a la dirección indicada en la Sección 9 a continuación. Si consideramos que la información es incorrecta o que el procesamiento debe interrumpirse, borraremos o corregiremos la información. Si no coincidimos en que la información sea incorrecta, no obstante, registraremos el hecho de que usted considera que esa información es incorrecta en los archivos pertinentes.

8Cambios en la política

Del mismo modo que nuestra empresa cambia en forma constante, esta Política también puede cambiar. Para asistirlo, esta Política tiene fecha y un número de versión relacionado al final de este documento.

9Solicitud de acceso a información personal/preguntas o reclamos

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, o si desea presentar una solicitud (del modo descrito anteriormente en la Sección 7 ) para acceder a la información personal que conservamos sobre usted, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

• para empleados actuales, a través del encargado o gerente de recursos humanos; y
• para postulantes y ex empleados, a través del coordinador de solicitudes de Hyatt a Privacy.ApplicantCoordinator@hyatt.com.

En el caso de reclamos, el empleado según su criterio puede elevar aun más dicho reclamo al gerente general del hotel correspondiente y, por último, al director de privacidad.

Además de los compromisos establecidos en esta Política, Hyatt también ha garantizado el cumplimiento de algunas de sus obligaciones legales en ciertos países con relación a la información personal mediante la creación de un conjunto de políticas y estándares obligatorios (conocidos en algunos países como normas corporativas obligatorias), aprobados por un número de autoridades de privacidad nacionales. Como consecuencia, según sus circunstancias y ubicación, es posible que pueda exigir el cumplimiento de sus derechos de privacidad utilizando esos estándares y políticas a través de dicha autoridad o un tribunal. Si desea obtener más información sobre estos estándares y compromisos, comuníquese con el director de privacidad por correo electrónico a privacy@hyatt.com.

Como se indicó anteriormente, todas las solicitudes de acceso a su información personal deben presentarse por escrito.

Fecha de entrada en vigencia: 1° de octubre de 2009.